10 Fungsi Asisten Administrasi

Itu Fungsi asisten administrasi Mereka adalah tugas bantuan dan pendamping untuk kegiatan normal yang dikembangkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, mereka sangat mendasar untuk fungsi yang efektif.

Kegiatan -kegiatan ini biasanya bervariasi sesuai dengan area bisnis perusahaan tempat mereka bekerja. Misalnya, di kantor khusus seperti studi hukum, peserta biasanya memiliki pelatihan khusus untuk kinerja kegiatan tertentu.

Namun, ada fungsi yang umum untuk semua bidang yang biasanya berputar di sekitar distribusi dan administrasi informasi di dalam kantor. Ini termasuk manajemen dokumen, file dan organisasi acara.

Tetapi kegiatan ini bisa menjadi lebih luas. Pada beberapa kesempatan, peserta administrasi juga harus berurusan dengan pemrosesan informasi akuntansi dan bahkan menjamin pengoperasian sumber daya teknologi perusahaan.

Fungsi utama asisten administrasi

1- Manajemen Dokumen

Salah satu fungsi utama asisten administrasi adalah membantu anggota kantor dengan manajemen dokumen dan file.

Biasanya tugas ini terkait dengan penyimpanan, organisasi dan administrasi file. Namun, pada kesempatan tertentu mungkin juga perlu untuk menulis, mengedit dan meninjau dokumen.

Di beberapa perusahaan mereka bahkan diminta untuk melepas kartu atau catatan dan mencatat risalah rapat yang terjadi.

Dalam beberapa kasus, misalnya dalam hal hukum pengacara, pelatihan khusus diperlukan untuk memenuhi fungsi -fungsi ini: Asisten Administratif harus memahami terminologi dan prosedur hukum.

Di sisi lain, asisten administrasi yang bekerja di dalam bidang kedokteran membutuhkan pengetahuan yang berbeda. Mereka harus memiliki pelatihan yang diperlukan untuk perawatan dengan pasien dan membaca laporan medis.

2- Perencanaan acara

Perencanaan acara kantor juga biasanya merupakan tanggung jawab peserta administrasi. Ukuran tanggung jawab ini dapat bervariasi sesuai dengan ukuran perusahaan.

Suatu acara bisa dengan mudah menjadi dewan atau makan siang bisnis, tetapi juga bisa menjadi kongres atau pesta bisnis yang lebih besar. Dalam kedua kasus tersebut, asisten harus mengelola semua kriteria yang terkait dengan acara tersebut.

Ini termasuk menghubungi pemasok, membuat reservasi, memilih menu dan dekorasi. Tetapi itu juga termasuk menghubungi, mengundang, dan mengkonfirmasi para peserta, pembicara dan pembicara jika ini perlu.

3- Perawatan tatap muka untuk pengguna dan pengunjung

Perhatian pengguna biasanya merupakan salah satu tugas paling umum untuk peserta administratif. Audiens yang selalu difokuskan pada ukuran perusahaan dan orientasi bisnisnya.

Dalam hal usaha kecil yang berfungsi langsung kepada publik, ada kemungkinan bahwa asisten administrasi harus menerima pelanggan. Ketika ini terjadi, pekerjaan mereka ditujukan untuk membimbing dan menghadiri mereka selama perjalanan mereka melalui fasilitas perusahaan.

Di perusahaan besar, asisten administrasi harus menghadiri pengunjung lain sebagai mitra atau pemasok besar.

Dalam hal ini misi Anda adalah membimbing mereka sesuai dengan agenda Anda dan pertemuan dengan manajemen atau area lain dari perusahaan.

4- Telepon dan Perhatian Virtual

Kategori Layanan Pengguna mencakup perawatan telepon dan virtual. Dalam hal perawatan telepon, orientasi pelanggan dan mitra termasuk, serta organisasi dan administrasi agenda.

Saat mengacu pada perawatan virtual, tugas akan tergantung pada saluran yang diatur oleh perusahaan untuk layanan publik atau manajemen informasi.

Dalam beberapa kasus ini tentang mengelola email, menanggapi, meneruskan, atau mengarsipkan pesan yang diperlukan.

Dalam kasus lain, ketika saluran komunikasi virtual lebih beragam, tugas -tugas lain dapat dimasukkan, seperti perhatian pada publik melalui sistem obrolan atau bahkan menanggapi kekhawatiran melalui jejaring sosial perusahaan.

Di perusahaan besar adalah biasa bahwa ada personel yang secara khusus berfokus pada perhatian saluran komunikasi ini. Ketika perusahaan kecil, tugas ini biasanya tetap ada di tangan peserta administrasi.

5- Administrasi Agenda

Manajemen agenda biasanya merupakan salah satu tugas terpenting dari peserta administrasi. Tanggung jawab ini termasuk menerima janji dan rapat aplikasi melalui telepon, wajah -untuk -wajah atau online, dan mengaturnya dalam agenda sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Ini juga termasuk pemrograman pertemuan di dalam dan di luar perusahaan, makan siang kerja dan perjalanan bisnis.

Dalam kasus terakhir ini, cadangan asisten, hotel, restoran atau ruang pertemuan juga merupakan tanggung jawab asisten yang diperlukan.

6- Akuntansi

Pada beberapa kesempatan, peserta administrasi bertanggung jawab untuk memantau dan pendaftaran pengeluaran yang terjadi di dalam perusahaan. Tugas -tugas ini bisa sederhana, seperti pendaftaran biaya tertentu pada spreadsheet.

Dalam beberapa kasus, asisten diminta untuk melakukan pelatihan untuk pengembangan tugas yang lebih kompleks. Misalnya, tanggung jawab Anda dapat mencakup penyajian laporan akuntansi kepada manajemen.

Biasanya ini tergantung pada ukuran perusahaan. Perusahaan besar biasanya memiliki peran yang lebih khusus; Dalam hal ini informasi akuntansi dikelola oleh seseorang yang disewa untuk tujuan itu.

Namun, salah satu keterampilan mendasar bagi asisten administrasi adalah perangkat lunak akuntansi kantor, seperti Microsoft Excel.

7- Manajemen Teknologi

Manajemen Sumber Daya Teknologi juga merupakan bagian dari fungsi peserta administratif. Dalam hal ini, tanggung jawabnya adalah untuk memastikan bahwa semua alat yang diperlukan untuk pengoperasian perusahaan beroperasi dengan baik.

Ini termasuk cadangan informasi yang terkandung dalam peralatan komputer dan pembaruan antivirus, di antara tugas -tugas lainnya.

Di sisi lain, administrasi peralatan seperti proyektor dan laptop disertakan. Ini juga menyiratkan peninjauan dan pemeliharaan peralatan yang diperlukan untuk pengembangan normal kegiatan yang berada di bawah tanggung jawab mereka.

Ini tidak berarti bahwa asisten administrasi harus memiliki pengetahuan teknis. Pekerjaan Anda terdiri secara khusus dalam perekrutan personel teknis yang melakukan pemeliharaan peralatan secara berkala untuk menghindari kemunduran.

8- Korespondensi dan koleksi parsel

Penerimaan dan pengiriman korespondensi dan parsel akan menjadi fungsi dari asisten administrasi. Ini akan menyadari pengiriman ikuti -up pembayaran jika perlu. Pada gilirannya, Anda harus mengelola korespondensi dan mengirimkannya ke departemen yang sesuai.

9- Manajemen Data Personil

Asisten Administrasi harus mengendalikan data pribadi karyawan perusahaan atau institusi. Ini akan berfungsi untuk membuat kasus yang diperlukan, tambahan dapat memberikan informasi dengan cepat. Untuk melakukan ini, ia akan mengurus mendapatkan data identifikasi atau bunga dari setiap karyawan.

10- Transkripsi Informasi

Dalam rapat, ada kemungkinan bahwa keberadaan asisten administrasi diharuskan untuk mencatat hal di atas dan kemudian menuliskannya ke format tertulis. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa percakapan dilakukan dengan audio dan perlu ditranskripsi.

Keterampilan asisten administrasi

Di antara keterampilan dan kemampuan asisten administrasi dapat disebutkan:

- Pengetahuan Kantor (Database, Spreadsheets, Prosesor Teks, Program Edisi Self ...).

- Kemampuan berkomunikasi.

- Untuk diatur.

- Kemampuan untuk mengelola waktu dan sumber daya.

- Ingatan yang bagus. 

- Keterampilan dengan program komputer. 

- Keterampilan untuk mengetik.

- Kapasitas sintesis.

- Kapasitas untuk kerja tim.

- Tingkat penulisan, ejaan, dan pemahaman membaca yang baik.

- Efisiensi dan produktivitas.