bagian pembelian

Apa departemen pembelian?

Dia bagian pembelian o Area pembelian perusahaan adalah bagian dari organisasi yang bertanggung jawab atas semua kegiatan untuk akuisisi bahan baku, suku cadang, layanan, dll. Menyediakan layanan yang merupakan tulang punggung banyak organisasi industri, ritel dan militer.

Ini memastikan bahwa persediaan yang diperlukan untuk mengoperasikan bisnis dipesan dan dipelihara dalam inventaris. Departemen ini menjadi pusat manajemen rantai pasokan yang sukses, dan bertanggung jawab untuk meminimalkan biaya produk yang dipesan, mengendalikan tingkat inventaris dan membangun hubungan yang solid dengan pemasok.

Departemen pembelian yang baik akan membutuhkan pemasok dan memantau pesanan awal untuk resepsi. Membantu departemen lain untuk mengidentifikasi kebutuhan, mengelola proses permintaan dan mendapatkan harga yang kompetitif. Mereka biasanya bertindak sebagai pengontrol untuk menjamin kepatuhan dengan anggaran.

Karakteristik departemen pembelian

Bertindak sebagai penasihat manajemen senior

Departemen Pembelian terlibat dalam perencanaan dan anggaran perusahaan di tingkat tinggi. Ini memungkinkan untuk merancang biaya rekayasa terbalik dan mengeksplorasi alternatif yang berpotensi lebih murah dan/atau lebih tinggi.

Mempromosikan inovasi pemasok

Lebih dari sekadar menuntut harga terendah, departemen pembelian bekerja dengan pemasok untuk mengurangi biaya yang mendasari produk dan layanan mereka.

Mereka terlibat erat dengan "siklus hidup inovasi", dari ide awal hingga manufaktur dan peningkatan berkelanjutan.

Berikan pengetahuan tentang data pemasok utama

Perusahaan dapat menggunakan informasi ini untuk membuat analisis prediktif, memberikan visi pasar yang lebih dalam.

Menangani dan melunakkan risiko rantai pasokan

Krisis ekonomi telah mengajarkan nilai tertunda pada stabilitas pemasok. Departemen Pembelian memiliki visi yang jauh lebih jelas tentang area itu daripada bagian lain dari organisasi.

Dapat melayani Anda: Proyek Produktif: Karakteristik, Jenis, Contoh

Mempromosikan dana abadi pengembangan personel dan bakat yang gesit

Perlu melintasi batas fungsional dan geografis untuk menemukan kandidat yang tepat untuk departemen pembelian.

Dalam beberapa kasus, jawabannya adalah dalam perekrutan eksternal atau penggunaan organisasi layanan bersama.

Fungsi

Mendapatkan bahan

Untuk perusahaan manufaktur, ini dapat mencakup bahan baku, tetapi juga bisa mencakup alat, mesin atau bahkan perlengkapan kantor yang diperlukan untuk peralatan penjualan dan sekretaris.

Dalam bisnis ritel, departemen pembelian harus memastikan bahwa mereka selalu ada di rak atau di toko cukup produk untuk menjaga toko tetap disediakan dengan baik.

Sangat penting untuk menjaga gudang inventaris pada tingkat yang masuk akal. Menginvestasikan sejumlah besar uang dalam inventaris dapat menghasilkan masalah saham dan kurangnya modal untuk pengeluaran lainnya, seperti penelitian dan pengembangan, atau iklan.

Mengevaluasi harga

Departemen pembelian bertanggung jawab untuk terus mengevaluasi jika Anda menerima materi dengan harga terbaik, untuk memaksimalkan profitabilitas.

Anda perlu membandingkan harga, untuk menemukan pemasok terbaik dengan harga yang paling masuk akal untuk pesanan ukuran spesifik perusahaan.

Departemen Pembelian dapat berkomunikasi dengan pemasok alternatif, menegosiasikan harga yang lebih baik untuk pesanan yang lebih besar atau mencari tahu kemungkinan mendapatkan produk dengan harga yang lebih rendah dari berbagai sumber lain.

Pra -Perbaikan Pemasok

Departemen Pembelian mengevaluasi pemasok dalam hal harga, kualitas, pendapat pelanggan dan waktu untuk menyelesaikan pesanan, menghasilkan daftar pemasok yang disetujui.

Dapat melayani Anda: pemasok: karakteristik, fungsi, jenis, contoh nyata

Pesanan pemantauan

Pesanan didokumentasikan dengan formulir pesanan pembelian. Ini menentukan informasi penting tentang materi yang dipesan, serta jumlah yang diminta.

Bentuk -formulir ini digunakan untuk memastikan bahwa produk yang dipesan diterima dan untuk melacak waktu yang dilakukan pesanan untuk diselesaikan.

Kantor Kerja

Departemen pembelian menangani semua dokumentasi yang terkait dengan pembelian dan pengiriman bahan.

Ini mewakili bekerja dalam kolaborasi erat dengan departemen akuntansi, sedemikian rupa untuk memastikan bahwa ada cukup uang untuk membeli barang -barang, bahwa kas arus tanpa masalah dan bahwa semua pembayaran dilakukan pada waktunya.

Kepatuhan kebijakan

Sebelum melakukan pembelian, departemen pembelian harus dipastikan untuk mematuhi formalitas dari akuisisi dan persetujuan anggaran, dan harus memastikan bahwa bahan yang dibeli mengikuti kebijakan umum organisasi.

Pentingnya

Dapatkan biaya yang lebih rendah

Departemen Pembelian memainkan peran penting dalam memaksimalkan keuntungan bisnis. Bandingkan harga dan bernegosiasi dengan pemasok sehingga perusahaan memperoleh harga terbaik dalam produk yang diperlukan.

Anda juga dapat memberikan penghematan mengambil keuntungan dari jaminan dan diskon yang umumnya melupakan mereka yang bukan spesialis.

Bantuan Menyimpan, memberikan transparansi yang lebih baik dalam pengeluaran perusahaan. Ini akan menegosiasikan kontrak yang lebih baik dan melepaskan arus kas.

Mencegah kekurangan material

Departemen Pembelian harus mengidentifikasi produk mana yang sangat penting bagi perusahaan dan mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi rantai pasokannya.

Untuk memastikan bahwa kekurangan bahan tidak mempengaruhi produktivitas, departemen pembelian menggunakan teknik seperti beberapa pasokan.

Memiliki banyak sumber berarti menggunakan beberapa pemasok yang menawarkan produk yang sama. Jika ada masalah dengan satu pemasok, pesanan dapat ditingkatkan ke yang lain untuk mengimbangi kesalahan tersebut.

Dapat melayani Anda: SUPERSURTUR EKONOMI: Elemen, Contoh

Meningkatkan kualitas

Departemen Pembelian membantu meningkatkan kualitas dengan menetapkan tujuan kinerja. Kemudian memantau kinerja nyata sehubungan dengan tujuan tersebut.

Sangat penting untuk mengukur karakteristik kualitas menggunakan indikator untuk atribut, seperti daya tahan, penampilan produk, atau ketepatan waktu pengiriman.

Mereka bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan proses mereka dan membantu mereka meningkatkan kualitas.

Kelola hubungan

Tantangan departemen pembelian adalah membuat pemasok tertarik untuk bekerja dengan perusahaan. Buat pemasok berinvestasi dalam hubungan jangka panjang.

Departemen juga harus mengelola hubungan di dalam perusahaan. Anda harus bekerja dengan pihak -pihak yang berkepentingan internal, seperti pemasaran, keuangan, logistik dan distribusi, untuk memastikan bahwa semua orang selaras.

Temukan inovasi

Karena departemen pembelian selalu berhubungan dengan berbagai bisnis eksternal, ia berada dalam posisi yang ideal untuk memperoleh produk inovatif yang dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis dalam hal harga, kualitas atau kenyamanan.

Contoh departemen pembelian

• Departemen Pabrik Sepatu di Mexico City yang bertanggung jawab untuk membeli bahan untuk memproduksinya.
• Departemen Pabrik Smartphone yang bertanggung jawab untuk membeli bahan elektronik.
• Departemen produser film yang bertanggung jawab untuk membeli atau menyewa pakaian, kendaraan, peralatan teknis, dan bahan lain yang diperlukan.
• Departemen rantai supermarket yang bertanggung jawab untuk membeli makanan yang diperlukan untuk memasok lokasi wilayah geografis.