Prosedur Manual

Kami menjelaskan apa manual prosedur perusahaan, untuk apa dan kami memberikan beberapa contoh

Apa Manual Prosedur Perusahaan?

Dia Prosedur Manual dari sebuah perusahaan Ini adalah dokumen tertulis yang mencantumkan langkah demi langkah instruksi tentang cara menyelesaikan tugas kerja atau bagaimana menangani situasi tertentu ketika muncul di tempat kerja. Ini berisi praktik terbaik perusahaan dan deskripsi proses bisnis utama.

Manual ini juga berisi metode dan standar tentang bagaimana pekerjaan itu diharapkan dilakukan. Penciptaan Prosedur Manual memungkinkan perusahaan dibuat menuju pertumbuhan, menyederhanakan pelatihan dan memfasilitasi kemampuannya untuk mendaki.

Manual ini dapat berupa folder tiga -rings, folder di jaringan bersama jaringan atau versi otomatis yang diterbitkan secara online, menggunakan a perangkat lunak Administrasi prosedur. Setiap orang harus memahami apa yang dikomposisikan prosedur manual dan di mana Anda dapat menemukan saat seseorang membutuhkannya.

Menulis manual prosedur mensyaratkan bahwa langkah -langkah yang terlibat dalam proses tertentu dipahami dengan jelas. Seiring dibutuhkan perusahaan, prosedur baru akan dibutuhkan. Manual Prosedur juga dapat dianggap sebagai pustaka prosedur.

Manual menampung contoh prosedur yang dapat digunakan sebagai model untuk prosedur operasional baru. Semua karyawan organisasi harus dididik dalam kebijakan dan prosedur perusahaan; Mereka harus selalu memiliki akses langsung ke manual prosedur.

Untuk apa prosedur manual?

Pelatihan

Dengan menggunakan manual prosedur tertulis dengan baik, perusahaan dapat lebih efektif memfasilitasi pelatihan karyawan baru.

Di luar pelatihan, manual prosedur memberi anggota tim saat ini sumber daya untuk mengetahui prosedur yang paling jarang digunakan, memastikan bahwa mereka dilakukan dengan formalitas yang benar, mempertahankan kontrol kualitas.

Sehingga karyawan mengetahui fungsi mereka

Karyawan harus memahami apa yang diharapkan dari mereka. Pengawas membutuhkan manual prosedur untuk mengelola proses bisnis. Saat mendokumentasikan standar, apa yang penting untuk pertumbuhan, kualitas, dan kepuasan klien sedang dikomunikasikan.

Peningkatan pengambilan keputusan

Melalui kebijakan dan prosedur yang memengaruhi area fungsional, pekerja lini pertama diberdayakan untuk membuat keputusan yang efektif dan menghemat waktu.

Dapat melayani Anda: monopoli bilateral: karakteristik dan contoh

Peningkatan Komunikasi

Manual Prosedur yang Efektif Menyediakan metode yang tepat untuk komunikasi antar departemen, memungkinkan staf untuk bekerja sama untuk menyelesaikan masalah sehari -hari bisnis tanpa memerlukan partisipasi pengawasan yang tidak perlu.

Tujuan manual prosedur haruslah untuk mengatur konten yang berbeda untuk mencerminkan cara dan media perusahaan, untuk melakukan layanan atau memproduksi produk dengan biaya terendah dan dalam waktu sesingkat mungkin.

Meningkatkan kepuasan staf

Ini memiliki manfaat tambahan untuk menjaga kepuasan kerja dan motivasi karyawan yang tinggi.

Cara menguraikan manual prosedur?

Sebelum mengembangkan manual prosedur, penting untuk memahami perbedaan antara politik, proses pusat dan prosedur.

• Politik adalah serangkaian prinsip dasar dan pedoman terkait, dirumuskan dan diterapkan oleh kepemimpinan suatu organisasi, untuk mengarahkan dan membatasi tindakannya dalam pencarian tujuan jangka panjang.
• Proses dasar adalah urutan prosedur yang saling bergantung dan terhubung, yang pada setiap tahap mengonsumsi satu atau lebih sumber daya (waktu karyawan, energi, mesin, uang) untuk mengubah input menjadi produk. Hasil ini berfungsi sebagai tiket untuk tahap selanjutnya sampai hasil tujuan atau akhir yang diketahui tercapai.
• Prosedur adalah urutan kegiatan atau kursus tindakan tetap, ditentukan oleh langkah -langkah (berisi titik awal dan akhir yang ditentukan dengan jelas) yang harus dilakukan dalam urutan yang sama untuk menentukan tugas dengan benar.

1. Tentukan proses pusat

Anda harus merenungkan semua proses sentral yang dimiliki perusahaan. Itu dimulai dengan mendefinisikan proses mana yang akan digambarkan dan dipetakan dalam manual prosedur, membuat ringkasan semua prosedur yang diinginkan untuk dimasukkan.

Meskipun setiap proses mungkin tidak ditempatkan, penting untuk membangun yang paling mendasar dan penting. Misalnya, sebuah restoran dapat mendefinisikan proses sentral tentang bagaimana hidangan tertentu dibuat, tetapi yang sama pentingnya adalah proses pembersihan restoran.

Daftar proses pusat yang diperlukan untuk diintegrasikan dalam manual prosedur harus dibuat setelah memetakannya. Skema ini akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan tidak meninggalkan tugas apa pun saat Anda mulai menulis manual.

Itu dapat melayani Anda: siklus operasional

2. Tulis pengantar

Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang dimasukkan manual, yang diarahkan langsung kepada orang -orang yang akan menggunakan manual, apa yang dapat diharapkan pembaca saat menggunakan manual dan cara terbaik untuk menggunakan manual (yaitu, “Bacalah dari awal hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir hingga akhir "Atau" menggunakannya sebagai referensi untuk mencari prosedur seperlunya ").

3. Membangun diagram alur dari setiap proses

Setiap proses ditentukan oleh langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Jika suatu langkah dihilangkan, Anda dapat mewakili kehilangan atau menunda pesanan, atau memiliki produk akhir yang rusak. Membangun diagram alur adalah mendefinisikan alur kerja.

Untuk menyelesaikan manual, Anda harus mulai dengan satu proses secara bersamaan: Mulailah dengan proses pertama skema. Langkah -langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses dijelaskan, maka detail untuk setiap langkah dikembalikan dan ditulis.

Anda harus memastikan bahwa setiap langkah jelas dan ringkas. Setiap langkah harus memberikan detail yang cukup sehingga siapa pun dapat mengikuti instruksi.

Misalnya, misalkan prosedur untuk proses penjualan sedang dibuat oleh persyaratan internet. Pertama, diagram alur dibuat tentang bagaimana calon pelanggan pada awalnya dihubungi setelah informasi yang diminta: melalui panggilan telepon, email atau pesan teks.

Jika prospek pada awalnya tidak dapat dihubungi, berapa kali tim penjualan diikuti, dengan skrip khusus untuk setiap kontak.

Saat menghubungi klien, skrip yang berbeda ditetapkan, serta satu set tindak lanjut, tergantung pada apakah pelanggan membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

4. Memberikan prosedur kepada orang lain untuk membacanya

Penting untuk membuat co -worker atau seseorang yang dikenal membacanya dan mengikuti instruksi saat ditulis. Orang ini dapat memberikan komentar yang berharga jika ada langkah -langkah yang tidak dapat diselesaikan atau tidak mengerti.

Komentar berdasarkan komentar dibersihkan. Mungkin Anda perlu menulis ulang, mengedit atau menambahkan sesuatu ke instruksi.

5. Buat daftar dan formulir periksa

Untuk proses apa pun, lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti formulir atau daftar periksa. Itulah sebabnya templat terperinci harus dikembangkan, berdasarkan proses pemetaan.

Itu dapat melayani Anda: prinsip -prinsip kontrol administratif

Jika informasi spesifik diperlukan saat klien masuk, Anda harus memastikan bahwa templat memiliki semua informasi yang diperlukan, disajikan dengan cara yang ringkas.

Seharusnya tidak diasumsikan bahwa anggota tim mengingat segala sesuatu yang menunjukkan prosedur, terutama ketika klien duduk di depan mereka. Checklings dan formulir harus diintegrasikan sebagai lampiran ke diagram alur dan langkah -langkah proses.

6. Mengintegrasikannya ke dalam manual prosedur

Setelah diagram alur ditetapkan untuk setiap proses dan semua templat pendukung telah dibuat, mereka diintegrasikan ke dalam manual prosedur lengkap. Manual ini diselenggarakan berdasarkan departemen.

Misalnya, manual prosedur dapat memiliki bagian "penjualan", "operasi" dan "distribusi". Setiap bagian dibagi menjadi proses pusat departemen itu, biasanya dalam urutan di mana setiap proses pusat dilakukan dalam pengiriman umum produk.

Di bagian "Distribusi", beberapa proses utama dapat dimiliki, seperti "memperoleh pesanan", "pengemasan untuk pengiriman", "pengiriman" dan "mengikuti -up".

Manual Prosedur diatur dengan tabel konten dan setiap prosedur jelas siap dengan tajuk judul yang berani.

Sampul disertakan dengan nama manual, tabel konten, pengantar dan prosedur dalam urutan tabel konten.

Anda bahkan dapat menempatkan tab sehingga anggota tim dengan mudah meninjau manual, untuk membantu mereka menemukan prosedur yang relevan di departemen mereka.

Akhirnya salinannya dibuat dan didistribusikan. Anda harus mempromosikan umpan balik berkelanjutan dan memperbarui manual bila perlu. Harus ada manual yang tersedia di area yang ditunjuk dari setiap lokasi fungsional, yang menggunakan kebijakan dan prosedur.

Contoh Manual Prosedur

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual tentang cara bertindak sebelum kebakaran, gempa bumi atau bencana alam.

-Manual tentang cara bertindak sebelum keluhan pelanggan atau pelanggan yang agresif.

-Manual untuk melakukan proses pemilihan personel.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di restoran.

-Manual tentang cara melayani klien di amazon.