Apa siklus hidup dokumen?

Dia Siklus Dokumen Vital Ini terdiri dari serangkaian tahapan yang melaluinya file bergerak sepanjang masa manfaatnya. Fase -fase ini, berkisar dari pembuatan dokumen, melalui semua penggunaan dan modifikasi, sampai dihancurkan atau diajukan secara permanen.

Konsep siklus hidup dokumen diciptakan di Amerika Serikat setelah Perang Dunia II. Ini mematuhi kebutuhan untuk menemukan cara yang tepat untuk mengelola banyak file yang telah menumpuk.

Sumber Gambar: Wikimedia.org.

Setiap disiplin secara berbeda membahas siklus hidup dokumen, dengan mempertimbangkan pendekatannya dan sifat file. Misalnya, siklus hidup dokumen hukum dapat memiliki tahapan yang berbeda dengan yang memiliki dokumen akademik.

Dalam setiap kasus, pertimbangan waktu yang harus disimpan dokumen, bagaimana cara disimpan atau apa yang seharusnya digunakannya. Demikian pula, ada juga pendekatan yang berbeda pada tahap siklus hidupnya.

Misalnya, mungkin ada dokumen tanpa nilai untuk perusahaan atau untuk entitas pemerintah karena jaman dahulu. Namun, file yang sama ini dapat memiliki nilai historis yang tinggi untuk museum.

Perbedaan mendasar lainnya adalah apa yang ada antara dokumen analog dan digital. Meskipun, pentingnya terletak pada isi dokumen, keberadaan arsip digital menyiratkan kekhasan dalam manipulasi mereka dan pada tahap siklus hidup mereka.

Tiga usia dokumen

Gambar: Slideplayer

Pada tahun 1972 sejarawan Carlos Wyffels mengusulkan teori tiga usia. Menurut ini, dokumen adalah objek yang memiliki proses vital di mana penggunaannya diubah.

Dapat melayani Anda: 10 tradisi dan kebiasaan Zacatecas paling populer

Secara umum, dokumen memiliki penggunaan intensif segera setelah penciptaan mereka dan untuk waktu tertentu. Namun, seiring waktu penggunaan ini berkurang sampai waktu berhenti sepenuhnya, baik karena mereka diarsipkan atau dihancurkan.

Menurut Wyffels, siklus ini yang digunakan semua dokumen dibagi menjadi tiga usia: usia administratif atau aktif, usia menengah atau semi -aktif dan usia tidak aktif atau historis.

Usia administrasi atau aktif (file manajemen)

Mengacu pada periode aktif dokumen. Itu dimulai pada saat penciptaannya dan melewati berbagai tahap di mana ia dikonsultasikan, ditransfer dan dibagikan sering.

Misalnya, usia administrasi tiket layanan publik dimulai saat dihasilkan. Kemudian, ia terus bergerak untuk waktu yang terbatas: saat pengiriman surat atau dikirim melalui email, saat konsultasi dan saat dibayar.

Usia menengah atau semi -aktif (arsip pusat)

Itu adalah periode di mana dokumen telah kehilangan kegunaan yang dibuatnya. Oleh karena itu, ia tidak memiliki penggunaan yang aktif seperti di zaman administrasi. Namun, itu dilestarikan dan dapat dikonsultasikan dengan cara yang jarang.

Misalnya, usia menengah tiket layanan dimulai ketika, setelah membayarnya, ia diajukan dalam folder. Sangat mungkin bahwa dia tidak akan pernah dikonsultasikan lagi, namun, dia tetap diajukan jika ada kekhawatiran yang muncul.

Kehidupan semi -aktif dari dokumen dapat bervariasi sesuai dengan jenis dokumen dan sesuai dengan konteksnya. Dokumen hukum, misalnya, dapat memiliki kehidupan aktif yang lebih luas daripada tiket layanan publik.

Itu dapat melayani Anda: pria: asal, karakteristik, perbedaan dengan feminisme

Usia tidak aktif atau usia historis (arsip historis)

Mengacu pada periode akhir file. Namun, tidak semua file memiliki tujuan yang sama. Tergantung pada sifatnya, mereka dapat dikonversi menjadi historis atau hancur.

Arsip Sejarah adalah yang memiliki nilai budaya atau penelitian. Oleh karena itu, selama tahap ini mereka diperoleh metode pelestarian yang menjaga mereka dengan cara yang paling penuh.

Tahapan siklus vital dokumen

Teori tiga umur menetapkan secara umum fase mendasar yang dialami semua dokumen. Namun, ada juga tahapan lain yang lebih spesifik yang menentukan kegunaan dan manipulasi dokumen.

Tahapan yang melaluinya dokumen akan melalui nilainya, penggunaan dan konteksnya. Sesuai dengan karakteristik ini, ditentukan apa fase yang harus dilalui dan apa ketentuan teknis dan administrasi untuk masing -masing.

Ini adalah beberapa tahap utama yang melaluinya dokumen berlalu sepanjang masa manfaatnya:

1-penciptaan: Ini terdiri dari pembuatan dokumen, baik dalam format cetak atau digital.

2-manis: Menurut format di mana dokumen telah dibuat, itu disimpan fisik atau digital. Dalam beberapa kasus tahap digitalisasi juga dipertimbangkan, ketika itu adalah bagian dari proses.

3-kategorisasi: Ini mengacu pada organisasi, klasifikasi atau indeksasi dokumen sesuai dengan parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.

4-transferensi: mengacu pada pengiriman dan/atau pengiriman dokumen sesuai dengan karakteristiknya. Di hari ini ini dapat merujuk pada pengiriman melalui surat fisik atau pengiriman email sebagaimana mungkin.

Itu dapat melayani Anda: alebrijes: asal dan jenis seni Meksiko ini

5-distribusi: Tahap ini mengacu pada dokumen yang untuk penggunaan atau kebutuhan publik, oleh karena itu setelah diciptakan mereka perlu diungkapkan kepada sekelompok orang tertentu.

Penggunaan 6-kolaboratif: Saat ini, file dapat diatur untuk penggunaan dan pengeditan bersama. Tahap ini terlihat baru -baru ini dan dianggap secara eksklusif untuk dokumen digital.

7-Konsultasi: Itu mengacu pada tahap di mana dokumen diatur dengan niat bahwa mereka dapat dikonsultasikan. Selama proses ini, ketentuan keamanan dan/atau aksesibilitas sangat penting, tergantung pada publik yang diharapkan untuk mengakses informasi.

8-Archivado atau Destruction: Ini adalah tahap terakhir dalam siklus hidup semua dokumen. Sesuai dengan saat ini diputuskan apakah memiliki nilai historis yang cukup untuk dilestarikan atau sebaliknya, itu dihancurkan.

Sumber daya

1. Darmouth College. (S.F.). Siklus Hidup Dokumen: Definisi, Teknologi Pendukung, dan Aplikasi. Pulih dari: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Siklus Vital Dokumen: Teori 3 Usia. Pulih dari: bibliopos.adalah
3. LARRIVEE, b. (2013). Apa itu siklus hidup manajemen dokumen elektronik? Dipulihkan dari: Documentmedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Hidup dokumen. Pulih dari: whatis.Target target.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumen Siklus Hidup - Sistem Arsip Spanyol. Pulih dari: normadat.adalah.