Sekretaris Eksekutif

Seorang Sekretaris Eksekutif adalah orang yang mendukung eksekutif perusahaan tinggi perusahaan

Apa Sekretaris Eksekutif?

Itu Sekretaris Eksekutif Ini adalah pekerjaan atau profesi yang berfungsi untuk memberikan dukungan maksimal kepada karyawan peringkat tinggi di perusahaan atau organisasi. Itu akan menjadi orang yang akan mengatur dan mempertahankan jadwal para eksekutif dan membantu mereka melakukan berbagai tugas administratif.

Tujuannya adalah untuk berkontribusi pada efisiensi umum bisnis, dengan memastikan bahwa semua tugas administratif yang ditugaskan akan dilakukan dengan cara yang tepat waktu dan efisien.

Seorang sekretaris adalah orang yang memberikan dukungan administratif, dan dapat melaksanakan tugas seperti menulis dan mengarsipkan, menjawab telepon dan mengirimkan pesan.

Sekretaris Eksekutif, atau asisten administrasi, juga membuat beberapa kegiatan ini, selain koordinasi kantor, penelitian produk, interaksi dengan pemasok, permintaan produk dan pembuatan database.

Biasanya, sekretaris eksekutif menerima upah yang lebih tinggi daripada sekretaris, karena mereka melakukan fungsi tingkat tinggi dan mempercepat produktivitas kantor. Mereka dapat menempati posisi ini baik pria dan wanita.

Profil Sekretaris Eksekutif

- Sarjana Administrasi Bisnis atau Bidang Terkait.

- Pengalaman terbukti sebagai sekretaris eksekutif atau peran administratif yang serupa.

- Menjadi kompeten dalam pengelolaan microsoft-offfice secara integral, dan dalam perangkat lunak "back-office", misalnya, sistem ERP.

- Pengetahuan mendalam tentang administrasi kantor dan prosedur akuntansi dasar, serta kosakata teknis yang relevan yang ditangani dalam industri.

- Keakraban dengan metode penelitian dasar dan dengan teknik untuk presentasi laporan.

Dapat melayani Anda: Perubahan Struktural: Konsep, Karakteristik, Contoh

- Keterampilan manajemen waktu yang sangat baik dan manajemen waktu.

- Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang luar biasa.

- Integritas dan kerahasiaan.

- Tampilkan kecepatan dan kemampuan baik dalam manajemen waktu dan kemampuan multitasking (multitask).

Keterampilan yang dibutuhkan

- Sekretaris Eksekutif harus efisien kemampuan dasar seperti menulis, tata bahasa, ejaan dan tanda baca, dan memiliki pengalaman menggunakan peralatan kantor dan aplikasi perangkat lunak, seperti pemrosesan teks, spreadsheet dan grafik.

- Mereka harus memiliki keterampilan yang sangat baik untuk mengatur waktu dan kemampuan untuk secara efektif memenuhi berbagai tanggung jawab.

- Ini juga membutuhkan kualitas lain, seperti penilaian yang baik, diplomasi, kebijaksanaan dan Kemampuan untuk memecahkan masalah secara mandiri.

- Mereka membutuhkan solid kemampuan berkomunikasi Untuk berinteraksi dengan publik, tulis laporan dan tinjau publikasi.

- Tahu Perhatikan total perhatian Apa yang dikatakan orang lain, meluangkan waktu untuk memahami poin -poin yang diajukan, mengajukan pertanyaan yang sesuai dan tidak mengganggu saat -saat yang tidak pantas.

- Pemahaman total doa dan paragraf tertulis Dalam dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan.

- Berkomunikasi dengan jelas Dengan orang lain untuk mengirimkan informasi secara efektif.

- Memiliki a Komunikasi tertulis yang efektif, sebagai yang paling sesuai untuk kebutuhan audiens.

- Mereka harus mengembangkan berpikir kritis, Penggunaan logika dan penalaran untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan solusi alternatif, kesimpulan atau pendekatan terhadap masalah yang muncul.

- Dapat mengasumsikan a Pembelajaran Proaktif, Memahami implikasi dari informasi baru untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan saat ini.

Dapat melayani Anda: kerja langsung

- Mampu untuk meninjau dan mengevaluasi kinerja mereka sendiri dan orang lain atau organisasi, untuk melakukan perbaikan atau mengambil tindakan korektif.

Fungsi Sekretaris Eksekutif

- Seorang sekretaris eksekutif dapat bertanggung jawab atas kotak dan akuntansi kecil, tetapi juga dapat mengelola anggaran.

- Anda dapat menerbitkan item di situs web, meskipun Anda juga dapat merancang dan mengelola situs web.

- Anda dapat membuat entri data ke spreadsheet yang telah dirancang dan digunakan untuk fungsi pelaporan.

- Seorang Sekretaris Eksekutif dapat mengawasi staf administrasi. Dia sering memberi tahu direktur eksekutif, dan dapat mendukung satu atau lebih eksekutif tingkat tinggi.

Tanggung jawab

Perhatian terhadap eksekutif

- Pertahankan jadwal eksekutif dan bantuan dalam perencanaan janji temu, pertemuan dewan direksi, konferensi, dll.

- Hadiri rapat untuk membuat menit dan menit rapat, lalu kompilasi, transkripsi dan distribusikannya.

- Buat semua pengaturan perjalanan untuk eksekutif: pembelian bagian, reservasi hotel, pengiriman per diem, manajemen dan tinjauan dokumentasi yang relevan, dll.

- Melakukan penyelidikan yang dipercayakan, mengumpulkan data dan menyiapkan dokumen atau laporan untuk dipertimbangkan dan presentasi oleh eksekutif, komite dan sendi direktur, sebagaimana ditugaskan.

- Menangani dokumen rahasia, memastikan bahwa mereka tetap dilindungi dan aman.

Interaksi internal dan eksternal

- Menerima dan memfilter panggilan telepon, mengarahkan mereka ke orang yang sesuai saat nyaman.

- Menangani, memprioritaskan, dan mendistribusikan semua korespondensi yang masuk atau keluar (email, surat, faks, paket, dll.), membaca dan menganalisis memorandum, presentasi dan laporan yang masuk untuk menentukan pentingnya mereka dan merencanakan distribusinya.

Itu dapat melayani Anda: Ekonomi Industri: Konsep, Pentingnya, Contoh Meksiko

- Menyiapkan jawaban untuk korespondensi yang berisi konsultasi rutin.

- Mengawasi penggunaan perlengkapan kantor dan menegosiasikan persyaratan dengan pemasok untuk memastikan bahwa pesanan lebih menguntungkan.

- Bertemu dengan individu, kelompok kepentingan khusus dan lainnya, atas nama eksekutif, komite dan dewan direksi.

- Selamat datang pengunjung dan tentukan apakah mereka harus diberikan akses ke orang tertentu.

Dukungan administratif

- Simpan catatan elektronik dan kertas yang diajukan, memastikan bahwa informasi tersebut diatur dan mudah diakses untuk memulihkannya dengan cepat.

- Siapkan faktur, laporan, surat, laporan keuangan, dan dokumen lainnya, menggunakan perangkat lunak pemrosesan teks, spreadsheet, database dan/atau presentasi, juga memberikan bantuan yang sesuai dalam akuntansi.

- Lakukan tugas kantor umum, seperti memelihara sistem administrasi dan membawa pekerjaan akuntansi dasar.

- Koordinat dan Layanan Kantor Langsung, seperti catatan dan persiapan anggaran, untuk membantu eksekutif.

- Menetapkan dan mengawasi kebijakan dan prosedur administrasi, baik untuk kantor maupun karyawan organisasi.

- Tinjau praktik dan prosedur operasional untuk menentukan apakah perbaikan dapat dilakukan di bidang -bidang seperti alur kerja, pelaporan atau prosedur pengeluaran.

- Mengawasi dan melatih staf administrasi lainnya.

Referensi

1. Bisa diterjemahkan. Sekretaris Eksekutif Deskripsi Pekerjaan. Diambil dari sumber daya.Bisa diterjemahkan.com.
2. Hrvillage. Sekretaris Eksekutif Deskripsi Pekerjaan. Diambil dari hrvillage.com.
3. BSR. Tanggung jawab Sekretaris Eksekutif. Diambil dari BeastSampleresume.com