Administrasi Proyek Apa itu, fase, tujuan, contoh

Itu manajemen proyek adalah untuk mematuhi pelaksanaan awal, perencanaan, eksekusi, kontrol dan penutupan pekerjaan tim untuk memenuhi alasan konkret keberhasilan dan mencapai tujuan spesifik pada saat yang ditunjukkan. Oleh karena itu, ini adalah penerapan keterampilan, teknik, pengetahuan dan alat untuk kegiatan program yang memenuhi persyaratan suatu proyek.

Suatu proyek adalah pekerjaan sementara yang dirancang untuk menghasilkan hasil, layanan atau produk yang unik, dengan awal dan penghentian yang ditentukan, yang dilakukan untuk mencapai tujuan dan tujuan penting, untuk umumnya mencapai nilai tambah atau perubahan yang menguntungkan.

Kualitas temporal proyek tidak setuju dengan operasi rutin bisnis, yang merupakan kegiatan berulang, semi -manmanen atau permanen, untuk menghasilkan layanan atau produk atau produk.

Tidak memiliki proses untuk mengelola proyek dapat mengakibatkan buang -buang waktu, kehilangan uang dan kinerja yang buruk.

Fase manajemen proyek

Inisiasi

Fase inisiasi menentukan sifat dan ruang lingkup proyek. Lingkungan bisnis perlu dipahami dan juga memastikan bahwa kontrol yang diperlukan dimasukkan ke dalam proyek.

Dokumen inisiasi proyek adalah serangkaian tulisan yang digunakan untuk membuat peraturan selama durasi proyek. Ini termasuk:

- Proposal Proyek: Ide Di Balik Proyek, Tujuan Umum, Durasi.

- Lingkup Proyek: Manajemen dan Pemantauan Proyek.

- Struktur kerja yang melanggar: skala pekerjaan yang harus dilakukan, bahkan tugas harian.

- Matriks Alokasi Tanggung Jawab: Peran dan Tanggung Jawab yang selaras dengan hasilnya.

- Analisis kebutuhan dan persyaratan bisnis terhadap tujuan yang terukur.

- Tinjauan Operasi Saat Ini.

- Surat proyek, termasuk biaya, tugas, hasil dan jadwal.

Perencanaan

Tujuan utamanya adalah untuk merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya yang tepat untuk memperkirakan pekerjaan yang diperlukan dan dengan demikian secara efektif mengelola risiko selama pelaksanaan proyek. Ini terdiri dalam menentukan metodologi untuk mengikuti manajemen proyek.

- Identifikasi kiriman dan buat struktur kerja kehancuran.

- Identifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan kiriman tersebut dan dengan demikian menghubungkan kegiatan tersebut dengan urutan logis.

- Perkirakan persyaratan sumber daya untuk kegiatan.

- Perkirakan waktu dan biaya kegiatan.

- Jadwalkan Pengembangan dan Anggaran.

- Perencanaan risiko.

- Dapatkan persetujuan formal untuk mulai bekerja.

Eksekusi

Selama eksekusi, Anda harus tahu apa tenggat waktu yang direncanakan yang harus dieksekusi. Fase eksekusi menjamin bahwa hasil dari rencana administrasi proyek dibuat sesuai.

Itu dapat melayani Anda: Ukuran bisnis: Klasifikasi dan karakteristik (contoh)

Fase ini menyiratkan alokasi, koordinasi, dan pengelolaan sumber daya manusia yang tepat dan sumber daya lainnya, seperti bahan dan anggaran. Hasil fase ini adalah hasil dari proyek.

Dokumentasi Proyek

Untuk mempertahankan anggaran, ruang lingkup, kemanjuran, dan ritme, suatu proyek harus memiliki dokumen fisik yang terkait dengan setiap tugas tertentu.

Dengan dokumentasi yang benar, mudah untuk melihat apakah persyaratan proyek terpenuhi atau tidak. Dokumentasi memberikan informasi tentang apa yang telah diselesaikan untuk proyek itu.

Jika dilakukan dengan benar, dokumentasi dapat menjadi tulang punggung keberhasilan suatu proyek.

Pemantauan dan Kontrol

Ini terdiri dari proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek, untuk dapat mengidentifikasi masalah potensial secara tepat waktu dan tindakan korektif dapat diambil bila perlu, untuk mengontrol pelaksanaan proyek.

Kinerja proyek diamati dan diukur untuk mengidentifikasi variasi dalam rencana manajemen proyek.

Ini juga memberikan umpan balik antara berbagai fase proyek, untuk menerapkan tindakan pencegahan atau korektif untuk memenuhi rencana manajemen proyek.

Penutupan

Berisi akhir formal proyek dan penerimaannya. Kegiatan administrasi termasuk dokumentasi pelajaran yang dipelajari. Ini terdiri dari menyelesaikan semua kegiatan dari seluruh rangkaian proses untuk menutup proyek secara formal.

Tinjauan eksekusi selanjutnya juga termasuk dalam fase ini. Ini adalah fase vital bagi tim proyek untuk belajar dari pengalaman dan menerapkannya di proyek mendatang.

Hal -hal yang bekerja dengan baik dan menganalisis hal -hal yang tidak berfungsi untuk menghasilkan pelajaran yang dipetik harus diamati dalam proyek.

Tujuan Administrasi Proyek

Tujuan manajemen proyek adalah untuk melaksanakan proyek lengkap yang memenuhi tujuan klien.

Berhasil mengembangkan fase proyek

Sebuah proyek, terlepas dari ukurannya, umumnya melibatkan lima fase khas yang sama pentingnya: inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan dan kontrol, penutupan.

Pengembangan dan eksekusi tanpa masalah dan tanpa gangguan semua fase sebelumnya menjamin keberhasilan suatu proyek.

Berkomunikasi secara efisien

Harus selalu diperhitungkan bahwa keberhasilan atau kegagalan suatu proyek sangat tergantung pada kerja tim. Oleh karena itu, kunci kesuksesan selalu dalam kolaborasi.

Dapat melayani Anda: mode pengembangan

Untuk tujuan ini, membangun komunikasi yang baik adalah sangat penting. Di satu sisi, informasinya harus diartikulasikan dengan jelas dan sepenuhnya, sehingga semua orang memahaminya sepenuhnya. Di sisi lain, Anda harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan dan menerima komentar yang konstruktif.

Mencapai tujuan utama proyek

Tujuan utama proyek dalam perkiraan waktu yang diperkirakan harus diselesaikan, dengan kualitas yang diharapkan dan dalam anggaran dipertimbangkan.

Mengoptimalkan input yang diperlukan dan aplikasinya untuk memenuhi tujuan yang telah ditentukan dari proyek adalah masalah di mana selalu ada ruang peningkatan.

Semua proses dan prosedur dapat mereformasi dan diperbarui untuk meningkatkan keberlanjutan suatu proyek dan juga untuk mengarahkan tim melalui proses perubahan strategis.

Menghasilkan proyek yang mengikuti pelanggan klien

Ini bisa berarti bahwa visi klien diperlukan dan reformasi.

Memuaskan harapan pelanggan dan membuatnya bahagia tidak hanya mengarah pada kolaborasi yang sukses, yang dapat membantu menghilangkan kejutan selama pelaksanaan proyek, tetapi juga menjamin keberlanjutan di masa depan.

Keuntungan Manajemen Proyek

Keuntungan utama dari manajemen proyek adalah membantu mengelola proyek secara efektif. Ini memungkinkan untuk memecahkan masalah lebih cepat.

Efisiensi yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Manajemen proyek menyediakan peta jalan yang mudah diikuti dan mengarah pada penyelesaian proyek. Setelah diketahui di mana harus menghindari lubang, logis untuk berpikir bahwa Anda akan bekerja lebih cerdas dan efisien.

Kepuasan pelanggan

Setiap kali proyek selesai tepat waktu dan di bawah anggaran, pelanggan pergi dengan senang hati. Dan klien yang bahagia adalah seseorang yang akan melihat lagi.

Administrasi Proyek Cerdas menyediakan alat yang memungkinkan hubungan klien/administrator ini berlanjut.

Efektivitas yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Strategi yang sama yang memungkinkan untuk berhasil menyelesaikan proyek juga akan bertugas berkali -kali untuk proyek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan pengembangan di dalam peralatan

Hasil positif tidak hanya menghasilkan rasa hormat, tetapi sering menginspirasi tim proyek untuk terus mencari cara untuk melakukan lebih efisien.

Dapat melayani Anda: departemen produksi

Fleksibilitas yang lebih besar

Mungkin salah satu manfaat terbesar dari manajemen proyek adalah memungkinkan fleksibilitas. Administrasi proyek yang aman memungkinkan untuk menarik strategi untuk dilakukan sehingga proyek selesai.

Namun, keindahan organisasi semacam itu adalah bahwa jika lintasan yang lebih pintar ditemukan, itu dapat diambil. Bagi banyak perusahaan kecil dan menengah, hanya ini yang sepadan dengan harga penerimaan.

Penilaian risiko yang meningkat

Ketika semua pemain disejajarkan dan strateginya ada di tempat mereka, risiko potensial akan melompat untuk menampar.

Administrasi Proyek menyediakan bendera merah pada waktu yang tepat: sebelum mulai bekerja di akhir proyek.

Contoh manajemen proyek

penerbangan Amerika

Perpaduan American Airlines dengan US Airways menciptakan tumpang tindih dalam teknologi dan program. Mereka tahu bahwa spreadsheet tidak cukup untuk mengelola sumber daya dan proyek yang kompleks.

Untuk mendapatkan visibilitas dalam prioritas divisi dan global yang lebih luas, mereka mulai menggunakan manajemen proyek untuk masuknya personel, manajemen sumber daya dan perencanaan kapasitas.

Akibatnya, maskapai ini beralih dari memanfaatkan informasi mereka tentang teknologi informasi dari 10% menjadi 20%. Ini setara dengan dampak positif bersih dari beberapa juta dolar dalam neraca.

Sekarang, mereka memiliki akses ke data yang lebih andal dan lebih baik untuk membuat keputusan penting tentang proyek dan sumber daya.

Bank Kerajaan

Royal Bank of Scotland perlu menerapkan data yang konsisten dan andal untuk menginformasikan keputusan keuangan dan sumber daya. Oleh karena itu, mereka memilih manajemen proyek untuk mempromosikan konsistensi ini. Dengan demikian, 35 sistem yang diwariskan, lebih dari 50 alat yang dikembangkan oleh pengguna dan ratusan spreadsheet ditarik.

Dengan data dalam format yang berbeda dan ratusan proyek yang dikelola oleh sistem yang berbeda, mereka ingin mengontrol data mereka untuk melihat portofolio klien mereka lebih jelas.

Dalam dua belas bulan mereka dapat mematuhi kasus bisnis mereka dan mencapai pengembalian investasi. Sepanjang jalan, transparansi telah meningkatkan dan mengurangi biaya di setiap unit bisnis.

Referensi

1. MANAJEMEN PROYEK. Diambil dari: di.Wikipedia.org.
2. Apa itu Manajemen Proyek? Diambil dari: PMI.org.
3. Apa tujuan manajemen proyek? Diambil dari: Clarizen.com.