Sistem Kontrol Kontrol Administratif, Tujuan, Contoh

Dia Kontrol Administratif Itu didefinisikan sebagai proses dimana manajer mempengaruhi anggota organisasi lain untuk menerapkan strategi. Itu dieksekusi berdasarkan informasi yang diterima oleh manajer.

Ini berkaitan dengan koordinasi, alokasi sumber daya, motivasi dan pengukuran kinerja. Praktik Kontrol Manajemen dan Desain Sistem Kontrol Manajemen didasarkan pada serangkaian disiplin akademik.

Sumber: Pixabay.com

Kontrol administratif menyiratkan pengukuran yang luas. Oleh karena itu, ini terkait dan membutuhkan kontribusi akuntansi, terutama akuntansi manajemen. Kedua, ini menyiratkan keputusan penugasan sumber daya. Oleh karena itu, ini terkait dan membutuhkan kontribusi dari ekonomi, terutama ekonomi manajemen.

Ketiga, ini menyiratkan komunikasi kerja dan motivasi. Ini berarti bahwa itu terkait dan membutuhkan kontribusi dari psikologi sosial, terutama perilaku organisasi.

Kontrol yang buruk di dalam perusahaan meningkatkan ancaman penting, seperti penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kesalahan pemrosesan, pengurangan profitabilitas, kurangnya kepatuhan peraturan dan pencurian atau penggelapan aset oleh karyawan.

[TOC]

Planifikasi dan Kontrol

Ada hubungan dekat antara perencanaan dan kontrol. Perencanaan adalah proses yang dengannya tujuan suatu organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan. Kontrol adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja nyata terhadap tujuan yang direncanakan dari organisasi.

Setelah strategi ditetapkan dan rencana dibuat, tugas utama manajemen adalah mengambil langkah -langkah untuk memastikan bahwa rencana ini dilakukan atau, jika kondisinya membutuhkannya, bahwa rencana dimodifikasi.

Kontrol Administratif adalah salah satu fungsi manajemen, seperti perencanaan, organisasi, pengawasan dan manajemen.

Ini adalah fungsi yang penting, karena membantu memverifikasi kesalahan dan mengambil tindakan korektif untuk meminimalkan penyimpangan standar dan mencapai tujuan yang ditetapkan dari organisasi dengan cara yang diinginkan.

Kontrol administratif dapat didefinisikan sebagai fungsi sistem yang menyesuaikan operasi seperlunya untuk mencapai rencana, atau untuk mempertahankan variasi tujuan sistem dalam batas yang diizinkan.

Sistem Kontrol Administratif

Mereka adalah sistem yang mengumpulkan dan menggunakan informasi untuk mengevaluasi kinerja sumber daya bisnis yang berbeda, seperti manusia, fisik, keuangan dan organisasi secara umum, sebagai hasil dari strategi pengelolaan yang dikejar.

Oleh karena itu, mereka adalah serangkaian prosedur formal yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Manajer menggunakannya untuk mempertahankan atau mengubah standar dalam kegiatan organisasi.

Menjadi bagian integral dari seluruh sistem kontrol perusahaan, tujuannya adalah untuk menjamin implementasi rencana dan kebijakan manajemen yang lengkap dan tepat waktu.

Mereka dapat memasukkan dari cara di mana persediaan diminta ke cara penggunaan aset diprogram, pekerjaan ditetapkan, atau inventaris dikelola.

Sistem kontrol administratif adalah cara manajer dapat mendokumentasikan strategi atau kebijakan organisasi mereka. Demikian juga, ini adalah cara untuk mengevaluasi kinerja proses perusahaan internal, membandingkannya dengan tujuan dan kebijakan yang dinyatakan.

Alat bisnis

Sistem Kontrol Administratif adalah alat bisnis yang dapat memberikan indikasi tentang seberapa baik suatu organisasi dilakukan sesuai dengan tujuannya.

Namun, kontrol administratif hanyalah salah satu alat yang digunakan manajer untuk menerapkan strategi yang diinginkan.

Dapat melayani Anda: diagram tur: untuk apa itu, bagaimana itu dilakukan, contoh

Strategi diimplementasikan tidak hanya melalui kontrol administratif, tetapi juga dengan struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia dan budaya organisasi.

Komponen

Sistem Kontrol Administratif adalah alat untuk membantu manajemen mengarahkan organisasi menuju tujuan strategisnya dan keunggulan kompetitifnya. Secara umum dipahami bahwa ia memiliki tiga komponen:

- Pembentukan Standar.

- Pengukuran kinerja nyata terhadap standar -standar ini.

- Ambil tindakan korektif untuk kekejian terhadap peraturan dan rencana.

Kesulitan

Ada dua kesulitan umum di sekitar sistem kontrol administrasi di perusahaan.

- Dapat mengenali area di mana kontrol yang lebih besar diperlukan.

- Untuk dapat mengenali kapan kontrol yang ada tidak efisien atau rusak.

Sasaran

Tujuan dari kontrol administratif merujuk pada keandalan informasi keuangan, untuk umpan balik tepat waktu tentang pencapaian tujuan operasional atau strategis, dan untuk mematuhi undang -undang dan peraturan.

Deteksi Kesalahan

Ketidakberesan dalam administrasi perusahaan dapat membahayakan pencapaian tujuan umum perusahaan, menyebabkan mereka kehilangan tanah di depan kompetisi dan sampai kelangsungan hidupnya sendiri dikompromikan.

Oleh karena itu, penting untuk dengan cepat mendeteksi kelainan. Demikian pula, berbagai sirkuit dan area dapat diidentifikasi bahwa, meskipun mereka tidak terpengaruh oleh kelainan atau kegagalan yang serius, dapat dioptimalkan oleh kesejahteraan umum perusahaan.

Tunjukkan bahwa semuanya berfungsi dengan benar

Kontrol administratif memverifikasi bahwa semuanya bekerja dengan baik dan bahwa tujuan yang diusulkan dan level yang ditetapkan pada tingkat administrasi sehubungan dengan keuntungan, penjualan, keamanan, dll., Mereka terpenuhi tanpa modifikasi yang signifikan.

Dengan cara ini, perusahaan menjadi lebih aman, menjadi lebih solid standar dan proses pembuatan keputusan operasionalnya.

Bertindak

Mendeteksi suatu situasi tidak terlalu berguna jika tindakan spesifik tidak diambil untuk menyalurkan keadaan negatif, berkat informasi yang terperinci dan konkret yang diberikan oleh kontrol administratif.

Berkomunikasi dan memotivasi pekerja

Pengetahuan yang tepat tentang status perusahaan, termasuk kesalahan, masalah dan aspek yang dikelola dengan benar, mempromosikan komunikasi yang lebih baik dengan pekerja, memotivasi mereka untuk menjamin bahwa aspek yang diperlukan ditingkatkan, atau bahwa garis yang benar diikuti.

Menerapkan langkah -langkah pencegahan

Diagnosis prematur masalah konkret yang terdeteksi oleh kontrol administratif membuat tindakan korektif tidak perlu, digantikan oleh hanya tindakan pencegahan.

Keuntungan

Keuntungan terbesar dari kontrol administratif adalah bahwa ia menciptakan siklus manajemen dan kontrol untuk kepemimpinan bisnis. Pengambilan keputusan disederhanakan karena ada lebih sedikit orang yang terlibat.

Membantu manajer untuk mengukur kinerja nyata dan sebagai panduan menuju pencapaian tujuan.

Membantu desentralisasi

Tren modern organisasi bisnis adalah menuju desentralisasi, yang membutuhkan sistem kontrol.

Dalam desentralisasi, otoritas pembuatan keputusan tersebar di seluruh organisasi.

Manajemen harus mempertahankan kendali di tangan mereka untuk mengetahui apakah otoritas digunakan dengan benar. Tanpa kontrol administratif yang memadai, desentralisasi tidak dapat berhasil.

Membantu koordinasi

Ukuran perusahaan modern meningkat. Sejumlah besar modal dan sejumlah besar orang digunakan di dalamnya.

Ini menciptakan masalah kontrol yang memadai, karena ada banyak divisi yang menghasilkan dan mendistribusikan berbagai produk. Untuk mengoordinasikan aktivitas Anda, sistem kontrol diperlukan.

Dapat melayani Anda: portofolio layanan: jenis, suku cadang dan contoh

Menyederhanakan pengawasan

Menyederhanakan pengawasan dengan menunjukkan penyimpangan yang signifikan. Menjaga karyawan tetap terkendali.

Sistem kontrol yang baik mendeteksi kelemahan dengan sangat cepat. Ini membantu memperluas ruang lingkup kontrol di semua tingkatan.

Meningkatkan motivasi

Teknik kontrol menciptakan suasana ketertiban dan disiplin dalam organisasi, menemukan penyimpangan dan mengidentifikasi faktor -faktor yang bertanggung jawab mereka.

Ini meningkatkan motivasi karyawan, karena mereka tahu pekerjaan yang dianggap bertanggung jawab mereka.

Kerugian

Kerugian kontrol administratif adalah bahwa ia dapat mencegah kreativitas dan inovasi, dengan membuat perusahaan lebih terstandarisasi dan kurang fleksibel.

Seringkali, organisasi dengan kontrol administrasi yang ketat kurang mampu beradaptasi dengan perubahan di pasar, industri mereka atau lingkungan hukum, yang memiliki ruang lingkup ide dan rencana yang mungkin terjadi

Kesulitan menetapkan standar kuantitatif

Kontrol administratif kehilangan efektivitasnya ketika standar kinerja tidak dapat didefinisikan dalam istilah kuantitatif.

Sangat sulit untuk menetapkan standar kuantitatif untuk perilaku manusia, tingkat efisiensi, kepuasan kerja, motivasi karyawan, dll. Dalam kasus seperti itu, persidangan tergantung pada kebijaksanaan manajer.

Tidak ada kontrol atas faktor eksternal

Perusahaan tidak dapat mengontrol faktor -faktor eksternal, seperti kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan dalam mode, perubahan kebijakan persaingan, dll.

Perlawanan Karyawan

Karyawan dasar mungkin merasa dibenci dan tidak puas karena mereka tidak diizinkan untuk mempresentasikan ide -ide mereka. Karyawan merasa bahwa kontrol mengurangi kebebasan bertindak mereka. Ini dapat menyebabkan rotasi staf yang kuat.

Karyawan sering menolak kontrol. Akibatnya, efektivitas yang sama berkurang

Barang mahal

Untuk memasang sistem kontrol administratif, organisasi harus menghabiskan banyak waktu dan uang.

Manfaatnya harus lebih dari biaya yang terlibat, maka hanya kontrol yang akan efektif, jika tidak, itu akan menyebabkan inefisiensi.

Pentingnya

Tanpa kontrol administratif, proses manajemen tidak lengkap. Di perusahaan, kebutuhan akan kontrol muncul karena beberapa faktor:

- Sulit untuk menetapkan standar kinerja yang sepenuhnya tepat dalam organisasi besar. Di sisi lain, seorang manajer membutuhkan semua jenis informasi tepat waktu, yang tidak selalu tersedia. Kontrol diperlukan untuk mengevaluasi keakuratan standar.

- Karyawan dipercayakan dengan sejumlah besar uang dan sumber daya yang berharga. Namun, dengan tidak adanya kendali, karyawan dapat menyerah pada godaan. Sistem kontrol yang efisien membantu meminimalkan perilaku tidak jujur ​​oleh karyawan.

- Dengan tidak adanya kendali, karyawan dapat bersantai dalam upaya dan kinerja mereka dapat jatuh di bawah normal.

Melalui kontrol, dijamin untuk secara efektif mendapatkan dan menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kontrol administratif menawarkan manfaat berikut:

Verifikasi Kebijakan

Memungkinkan manajemen untuk memverifikasi kualitas rencana yang berbeda. Oleh karena itu, Anda dapat mengungkapkan rencana mana yang harus dirancang ulang atau tujuan mana yang harus dimodifikasi.

Perubahan dalam lingkungan dapat membuat rencana asli layak atau kekurangan. Kontrol membantu meninjau dan memperbarui paket.

Tanggung jawab manajemen

Bahkan ketika seorang manajer memberikan beberapa kegiatan dan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, ia masih bertanggung jawab atas kinerja akhir.

Dapat melayani Anda: modal kerja

Oleh karena itu, seorang manajer harus memverifikasi kinerja bawahannya untuk memastikan bahwa mereka menggunakan otoritas yang didelegasikan dalam formulir yang diinginkan.

Kontrol administratif memungkinkan manajer untuk memenuhi tanggung jawab mereka dan pada saat yang sama delegasi otoritas.

Motivator

Menginspirasi karyawan untuk bekerja keras dan menawarkan kinerja yang lebih baik. Ketika mereka tahu bahwa kinerja mereka dihargai dan imbalan mereka terkait dengan evaluasi ini, mereka akan mencoba untuk menyumbangkan upaya terbaik mereka.

Efisiensi

Kontrol berkontribusi pada efisiensi operasi, dengan berfokus pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu, ini memungkinkan manajer untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi serius, membantu meminimalkan limbah dan kerugian.

Contoh

Kontrol administratif adalah proses apa pun, praktik, politik, alat, pengukuran atau sistem yang diimplementasikan untuk memungkinkan manajemen mengarahkan sumber daya organisasi. Berikut ini adalah contoh ilustrasi:

Kontrol Persyaratan

Mendokumentasikan rencana secara formal sebagai persyaratan dan mengelola perubahan rencana ini.

Kontrol keuangan

Kontrol keuangan seperti praktik pengembangan, pemantauan, dan akuntansi untuk suatu anggaran.

Kontrol Kinerja

Proses menyetujui serangkaian tujuan dengan karyawan dan mengevaluasi kinerja sehubungan dengan tujuan ini.

Pengawasan

Pemantauan kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas kerja.

Ubah kontrol

Proses pengiriman, mengevaluasi, disetujui, memprioritaskan, menerapkan, mengkomunikasikan dan meninjau perubahan dalam suatu organisasi.

Kontrol keamanan

Menerapkan perlindungan dan penanggulangan untuk menghindari risiko bagi orang, properti, dan informasi.

Kontrol Kepatuhan

Implementasi proses, prosedur, sistem, kontrol, pengukuran dan laporan untuk mematuhi undang -undang, peraturan, norma, dan kebijakan internal.

Benchmarking

Ini adalah proses berkelanjutan dari evaluasi komparatif hasil perusahaan terhadap industri, persaingan atau praktik terbaik saat ini.

Perbaikan terus-menerus

Ini adalah proses berulang untuk melakukan pengukuran pada hal -hal, meningkatkannya dan mengukurnya lagi.

Qa

Pastikan bahwa output sesuai dengan spesifikasinya. Misalnya, terapkan proses untuk menguji produk di jalur produksi.

Jaminan kualitas

Ini adalah proses pencegahan kegagalan kualitas di masa depan. Misalnya, praktik menyelidiki akar penyebab semua kegagalan kualitas untuk mengidentifikasi perbaikan.

Otomatisasi

Meningkatkan produktivitas, efisiensi dan kualitas dengan mengganti pekerjaan dengan otomatisasi.

Kontrol Data

Kontrol data di bidang -bidang seperti kualitas data, keturunan data, keamanan, integrasi dan kepatuhan.

Kontrol inventaris

Mengatur dan menghitung inventaris untuk menghindari kekurangan atau surplus pasokan.

Kontrol Aset

Kontrol aset seperti fasilitas, infrastruktur, mesin, perangkat lunak dan kekayaan intelektual.

Misalnya, sistem akuntansi aset mengimplementasikan pemisahan kekhawatiran yang tepat tentang aset.

Referensi

1. All Business (2019). Apa itu sistem kontrol administratif dan mengapa mereka begitu penting? Diambil dari: allbusinessadmin.com.Au.
2. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Sistem Kontrol Manajemen. Diambil dari: di.Wikipedia.org.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Kontrol (manajemen). Diambil dari: di.Wikipedia.org.
4. Kenneth a. Merchant (1982). Fungsi kontrol manajemen. MIT Sloan. Diambil dari: sloanreview.mit.Edu.
5. Kamus Bisnis (2019). Kontrol manajemen. Diambil dari: Kamus Bisnis.com.
6. John Spacey (2015). 21 Contoh Kontrol Manajemen. Diambil dari: sederhana.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Pentingnya kontrol manajemen dalam suatu organisasi. Diambil dari: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Keuntungan Kontrol Manerial untuk Suatu Organisasi. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Pentingnya dan keterbatasan pengendalian. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.