Kontrol dalam administrasi

Apa itu kontrol dalam administrasi?

Dia Kontrol dalam administrasi Ini mengacu pada menetapkan standar, mengukur kinerja nyata pekerja dan mengambil tindakan korektif yang sesuai dalam menghadapi kemungkinan penyimpangan dari kegiatan suatu organisasi.

Ketika strategi ditetapkan dan rencana diuraikan, administrasi memiliki tugas utamanya untuk mengambil langkah -langkah yang sesuai untuk memastikan bahwa rencana ini dilakukan atau, jika keadaan membenarkannya, bahwa mereka dimodifikasi.

Fungsi kontrol bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan melakukan apa yang harus mereka lakukan, karena mengelola menyiratkan membimbing pekerjaan orang lain. Ini adalah fungsi mendasar dari kontrol administratif.

Sistem kontrol manajemen yang baik merangsang tindakan, saat mendeteksi variasi signifikan dari rencana asli dan menyoroti mereka sehingga orang dapat memperbaiki berbagai hal. Kontrol harus fokus pada hasil.

Fungsi kontrol administrasi dapat menjadi faktor penentu keberhasilan organisasi. Semua perusahaan yang menganggap serius proses mereka harus mempertimbangkan implementasi manajemen kontrol.

Asal

Pada 1920 -an, insinyur Henri Fayol mengembangkan teori umum untuk administrasi bisnis, yang banyak disebut Fayolisme. Ini secara luas diakui sebagai salah satu pendiri metode manajemen modern dan prinsip -prinsipnya masih berlaku bertahun -tahun kemudian.

Fayol mengusulkan bahwa ada lima fungsi manajemen utama: perencanaan, organisasi, koordinasi, manajemen dan kontrol. Dan prinsip -prinsip manajemen kontrol atau manajemen perubahan ini tersedia untuk kepentingan perusahaan.

Fungsi kontrol Fayol tetap relevan dalam arti bahwa bagi seorang manajer untuk menganalisis penyimpangan dan membuat penyesuaian yang diperlukan harus menerima umpan balik pada proses yang dimaksud.

Saat ini aspek manajemen dapat dilakukan dengan menggunakan platform online, tetapi prinsip dan tujuannya tetap sama.

Mengapa Anda membutuhkan kendali dalam administrasi?

Kontrol diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan bertindak mendukung organisasi

Jika semua staf selalu melakukan yang terbaik untuk perusahaan, kontrol dan bahkan administrasi tidak akan diperlukan.

Namun, kadang -kadang karyawan tidak berusaha untuk melanjutkan mengikuti kepentingan terbaik organisasi, sehingga serangkaian kontrol harus diimplementasikan untuk melindungi diri dari perilaku yang tidak diinginkan, selain mempromosikan tindakan yang diinginkan.

Jenis masalah penting terhadap sistem kontrol administratif adalah keterbatasan pribadi. Orang tidak selalu memahami apa yang diharapkan dari mereka atau bagaimana mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik, karena mereka dapat kekurangan kapasitas, pelatihan, atau informasi yang diperlukan.

Dapat melayani Anda: unit yang setara

Jenis kontrol

Kontrol Pengaturan

Kontrol peraturan mempromosikan pencapaian tujuan dalam kebijakan kontrol administratif, karena ini merupakan hasil dari prosedur operasional standar dan kebijakan saat ini dari suatu perusahaan.

Kuncinya adalah mencocokkan tujuan organisasi, seperti kepuasan pelanggan, dengan kontrol peraturan, seperti prosedur dan kebijakan perusahaan. Penting untuk mencapai jenis keseimbangan yang tepat antara sangat sedikit dan terlalu banyak kontrol administratif. Ada tiga jenis kontrol peraturan:

• Birokratis.
• Keuangan.
• Kualitas.

Kontrol birokrasi

Kontrol birokrasi berasal dari otoritas, karena posisi orang tersebut dalam kisaran perusahaan. Semakin tinggi hierarki perusahaan, semakin banyak kontrol yang akan Anda miliki tentang kebijakan dan prosedur operasi.

Pertanyaan terpenting untuk kontrol ini adalah bagaimana melestarikan rantai komando dan menghasilkan fleksibilitas dalam sistem. Dimungkinkan melalui prosedur operasional standar yang mendelegasikan semua tanggung jawab untuk rantai perintah yang menurun.

Kontrol keuangan

Kontrol keuangan mencakup tujuan penting yang terkait dengan keuangan, yang menjadi tanggung jawab manajemen. Ini lebih populer di kalangan berbagai unit bisnis strategis.

Manajer bertanggung jawab untuk mempertahankan biaya yang selaras dan mencapai tujuan keuangan yang berkontribusi pada profitabilitas umum perusahaan.

Kontrol kualitas

Jenis kontrol ini mempengaruhi hasil akhir dari produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan. Anda harus memastikan dalam kontrol ini bahwa ada ruang untuk standardisasi dan kreativitas.

Kontrol Pengaturan

Ini didasarkan pada pola tindakan yang diterima yang mengatur manajemen dan perilaku karyawan. Ini membantu untuk memahami perilaku tertentu yang dapat diterima dan yang kurang dapat diterima. Kontrol peraturan mencakup dua jenis standar:

• Standar Tim

Mereka adalah aturan informal yang membuat anggota tim menyadari tanggung jawab mereka. Beginilah cara anggota tim berinteraksi satu sama lain dari waktu ke waktu, karena semua orang mengalami fase pertumbuhan.

Dapat melayani Anda: modal kerja

Ini adalah pengaruh yang kuat pada perilaku dan ternyata menjadi bagian integral dari kontrol administratif.

• Standar Budaya Organisasi

Jenis kontrol administratif ini didasarkan pada budaya organisasi dan melibatkan nilai -nilai bersama, ritual dan keyakinan suatu organisasi. Kerja tim dan kolaborasi penting untuk menyelaraskan standar dan tujuan.

Fase kontrol administrasi

Tergantung pada ukuran organisasi, satu atau lebih orang berpartisipasi dalam kontrol

Kontrol memiliki beberapa fase:

Menetapkan standar

Standar adalah kriteria yang ditetapkan untuk mengevaluasi kinerja. Mereka terpilih dalam perencanaan yang mengukur kinerja, sehingga manajer dapat menerima indikator tentang bagaimana semuanya berjalan dan jadi tidak harus memantau setiap langkah dalam pelaksanaan rencana tersebut.

Elemen standar ini merupakan tujuan yang terukur, yang untuk kontrol sangat penting. Misalnya, di perusahaan industri Anda dapat menstandarkan tujuan produksi dan penjualan, tujuan bantuan kerja, catatan keamanan, dll.

Di sisi lain, di industri jasa standar dapat mencakup waktu yang harus ditunggu oleh pelanggan di ekor bank atau jumlah pelanggan baru yang tertarik dengan kampanye iklan.

Mengukur kinerja

Pengukuran kinerja harus dilakukan sehubungan dengan standar dengan maksud untuk masa depan, sehingga penyimpangan dapat dideteksi sebelum terjadi, menghindari tindakan yang tepat.

Jika standar diuraikan dengan benar dan mekanisme tersedia untuk menentukan dengan tepat apa yang dilakukan karyawan, cukup mudah untuk mengevaluasi kinerja nyata atau yang diharapkan.

Misalnya, bisa sangat sederhana untuk menetapkan standar jam kerja untuk pembuatan artikel yang diproduksi secara massal dan bisa sama sederhana untuk mengukur kinerja terhadap standar itu dalam jenis pekerjaan yang unik.

Namun, ada banyak kegiatan yang sulit untuk mengembangkan standar yang tepat dan ada banyak kegiatan yang sulit diukur. Misalnya, mengendalikan pekerjaan manajer hubungan kerja tidak sederhana, karena tidak mudah untuk mengembangkan standar yang ditentukan.

Superior dari jenis manajer ini didasarkan pada standar yang tidak akurat, seperti sikap serikat pekerja, antusiasme dan kesetiaan bawahan, indeks rotasi tenaga kerja, dll.

Tentukan apakah kinerjanya bertepatan dengan standar

Ini adalah langkah yang mudah tetapi penting dalam proses kontrol. Ini menyiratkan membandingkan hasil yang diperoleh dengan standar yang sudah ditetapkan. Jika kinerja bertepatan dengan standar, manajer dapat berasumsi bahwa semuanya terkendali. Dalam hal ini, manajer tidak harus campur tangan dalam operasi organisasi.

Dapat melayani Anda: Organisasi Matriks: Karakteristik dan Contoh

Mengadopsi tindakan korektif

Langkah ini menjadi penting ketika kinerja tidak memenuhi standar dan analisis menunjukkan bahwa tindakan korektif diperlukan. Tindakan korektif ini dapat menyiratkan perubahan dalam satu atau lebih kegiatan operasi perusahaan.

Misalnya, manajer cabang bank dapat menemukan bahwa lebih banyak ATM diperlukan untuk memenuhi standar lima menit yang ditetapkan sebelumnya dari klien.

Kontrol juga dapat menunjukkan adanya standar yang tidak dapat diterima. Tindakan korektif dalam kasus ini dapat menyiratkan harus mengubah standar asli, alih -alih mengubah kinerja.

Kecuali jika manajer melihat proses kontrol sampai kesimpulan mereka hanya akan memantau kinerja, alih -alih melakukan kontrol. Penekanannya harus selalu merancang cara konstruktif untuk membawa kinerja ke standar, alih -alih hanya mengidentifikasi kegagalan.

Contoh kontrol

Manajer organisasi melakukan kegiatan kontrol setiap hari:

• Perhatikan apakah karyawan atau departemen organisasi tertentu mengikuti prosedur bisnis (kontrol birokrasi).
• Manajer menyetujui bahwa karyawan atau departemen melakukan kegiatan baru yang diperlukan dalam organisasi (Kontrol Birokratis).
• Manajer menyetujui bahwa karyawan atau departemen melakukan pengeluaran (kontrol birokrasi).
• Ukur penagihan minggu, minggu atau bulan tertentu (kontrol keuangan).
• Mengukur biaya satu hari, minggu atau bulan (kontrol keuangan).
• Manajer departemen atau kepala pabrik mengevaluasi tingkat kualitas rata -rata unit yang diproduksi (kontrol kualitas).
• Manajer mengevaluasi apakah aturan yang ditetapkan dalam pemandu karyawan (kontrol peraturan) sedang diikuti.

Referensi

1. Kenneth Merchant (1982). Fungsi kontrol manajemen. MIT Sloan. Diambil dari: sloanreview.mit.Edu.
2. Workfront (2019). Apa itu manajemen kontrol dan mengapa itu Estennial? Diambil dari: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Kontrol Manajemen: Arti, Jenis, & Fitur Kontrol Manajemen. Pemasaran91. Diambil dari: pemasaran91.com.
4. Idunote (2020). 4 Langkah dalam Proses Kontrol dalam Manajemen Bisnis. Diambil dari: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Kontrol (manajemen). Diambil dari: di.Wikipedia.org.