Fungsi sekretaris

Di antara yang utama Fungsi sekretaris Mereka menekankan agenda, merawat publik dan mengelola informasi rahasia. Itu adalah orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas bantuan administratif di kantor.

Posisi ini dapat dilakukan oleh pria atau wanita, meskipun yang paling umum adalah bahwa wanita yang melatihnya. Mereka biasanya bertanggung jawab atas urusan rahasia orang dengan beberapa hierarki di dalam perusahaan, seperti direktur, manajer, presiden, antara lain. Itu datang untuk mengubah mereka menjadi tangan kanan eksekutif tempat mereka bekerja.

Jika perusahaan kecil, beban kerja terbesar sekretaris terkait dengan tugas kantor dasar.

Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari istimewa dalam setahun untuk berterima kasih dan merayakan pekerjaan mereka. Misalnya, di Kolombia, Peru dan Meksiko hari Sekretaris adalah 26 April, sedangkan di Venezuela adalah 30 September.

Fungsi utama sekretaris

Pekerjaan sekretaris adalah untuk mendukung bosnya untuk sepenuhnya mematuhi perannya dalam organisasi, tanpa penundaan atau gangguan.

Meskipun sifat perusahaan mempengaruhi jenis pekerjaan yang diperlukan dari seorang sekretaris, dapat dikatakan bahwa fungsi utamanya adalah:

1- Manajemen Agenda

Adalah tanggung jawab sekretaris untuk tetap mengikuti perkembangan agenda orang yang dia kerjakan. Di sana Anda harus mencerminkan semua komitmen pekerjaan Anda dan, kadang -kadang, pribadi.

Anda juga harus menyimpan data semua orang dan lembaga yang harus terkait dengan majikan Anda.

Dapat melayani Anda: 2 elemen ekosistem yang lebih penting

Agenda Sekretaris biasanya berfungsi sebagai log operasional dari eksekutif tempat dia bekerja.

2- Perhatian kepada publik

Perhatian kepada publik adalah salah satu tugas paling mendasar yang harus dilakukan sekretaris. Anda harus menjawab panggilan dan mencatat alasan mereka, serta semua data yang memungkinkan majikan Anda untuk memantau masalah tersebut.

Itu juga orang yang menerima pengunjung di kantor. Inilah mengapa penting bahwa sekretaris mempertahankan citra sesuai dengan citra perusahaan dari tempat kerja.

Perannya tidak hanya menyapa dan membuat pengunjung dengan ramah, tetapi juga memberikan instruksi dan pedoman pertama tentang budaya organisasi dan proses internal perusahaan.

3- Manajemen Dokumen

Selain menjadi orang yang menerima dan mengelola korespondensi bosnya, seorang sekretaris menulis, membaca, merespons dan mengarsipkan sebagian besar kartu, pemberitahuan, memorandal, dan email dari majikannya.

Untuk tujuan ini, itu harus ditangani aplikasi tertentu perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mempersiapkan lebih banyak kelincahan dan dengan cepat dokumen tersebut.

Spesifisitas kompetensi ini akan tergantung pada jenis pekerjaan yang diperlukan di area tempat ia bekerja.

Sekretaris menangani basis data kontak bosnya dan mengajukan korespondensi tertulis, serta risalah perakitan dan dokumen -dokumen lain yang menarik di dalam kantor.

Sekretaris yang biasanya mencatat hal -hal yang dibahas dalam pertemuan penting.

4- Manajemen Informasi Sensitif (internal dan eksternal)

Di antara fungsi yang membedakan sekretaris yang baik adalah untuk menangani semua informasi yang secara memadai dan efisien untuk pengoperasian perusahaan atau lembaga tempat ia bekerja.

Dapat melayani Anda: frasa keseimbangan

Misalnya, Anda harus memiliki kendali atas dokumen hukum yang mungkin diperlukan oleh contoh pemerintah kapan saja.

Anda juga dapat memiliki akses ke informasi lingkungan atau aktor apa pun yang terkait dengan perusahaan. Informasi ini harus dikelola dengan cara yang bijaksana, efisien dan tepat waktu.

5- Organisasi Kantor

Sekretaris harus beroperasi dan menjaga peralatan dan perabot kantor yang beroperasi: telepon, fotokopi, printer, proyektor, furnitur, pengarsipan, antara lain.

Itu adalah orang yang membawa kendali atas inventaris input dan peralatan kantor. Ini juga menjaga sistem file fisik dan elektronik, sehingga informasi tersebut mudah tersedia saat dibutuhkan.

Sekretaris harus memiliki ruang kerja yang bersih dan terorganisir, karena biasanya hal pertama yang dilihat orang di luar perusahaan saat memasuki fasilitas mereka.

6- Persiapan presentasi

Biasanya seorang eksekutif harus mempresentasikan laporannya dalam bentuk presentasi yang melanjutkan dan hierarki informasi. Untuk tugas ini dia biasanya meminta bantuan dari sekretarisnya.

Orang di Sekretariat harus memastikan bahwa informasi yang muncul di sana mencerminkan data yang ingin dibagikan oleh bos Anda.

Ini juga harus penuh perhatian bahwa itu adalah presentasi yang bebas dari kesalahan ejaan dan konsisten dengan identitas grafis perusahaan.

7- Pengawasan Administratif

Juga merupakan tanggung jawab sekretaris untuk menyadari bahwa kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk mengurus aset perusahaan atau lembaga di mana ia melayani dipenuhi.

Menurut tingkat hierarkis bosnya, sekretaris dapat memvalidasi keakuratan data yang mencerminkan detail operasi anggaran.

Dapat melayani Anda: +100 frasa buku terkenal yang akan membuat Anda bersemangat

Seorang sekretaris harus berurusan dengan kontrol manajemen dan administrasi sumber daya yang benar di dalam kantor.

8- Organisasi Pemindahan

Jika bos perlu banyak bepergian untuk masalah tenaga kerja, sekretaris akan memiliki fungsi mengatur segala sesuatu yang terkait dengan perpindahan. Dari akuisisi tiket kereta atau pesawat, penginapan atau perekrutan pengemudi atau pemandu lokal.

9- Komunikasi dengan departemen lain

Dalam banyak kasus, sekretaris bertanggung jawab untuk mendistribusikan atau menerima informasi dari departemen lain sebelum mereka pergi melalui bos mereka. Dengan ini, hindari pekerjaan yang berlebihan ke atasan Anda, karena dapat mensintesis kebutuhan yang paling penting dan mereka yang membutuhkan lebih banyak urgensi.

Sekretaris Virtual

Dengan munculnya karya online, sosok sekretaris muncul on line atau asisten virtual.

Sekretaris -sekretaris ini melakukan sebagian besar tugas yang dijelaskan di atas tetapi dari jarak jauh. Dalam kasus ini, sekretaris menagih layanan mereka per jam atau berdasarkan proyek.