Prinsip Kontrol Administratif

Apa prinsip kontrol administrasi?

Itu Prinsip Kontrol Administratif Mereka adalah aturan umum yang harus dipenuhi dalam proses menganalisis apakah tindakan dilakukan sesuai rencana dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk mengkonfirmasi perencanaan.

Mengelola berarti mencoba memanfaatkan sumber daya sebaik mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, administrasi mencakup semua operasi perusahaan.

Kontrol administratif adalah serangkaian prosedur yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Sebagai bagian integral dari sistem kontrol internal suatu organisasi, tujuannya adalah untuk menjamin implementasi kebijakan dan rencana administrasi yang lengkap dan tepat waktu.

Beberapa contoh kontrol administratif meliputi prosedur, pelatihan karyawan dan pemasangan tanda peringatan.

Prinsip -prinsip dasar kontrol administratif dapat dikelompokkan ke dalam sebelas kategori, yang mencerminkan tujuan dan sifat, struktur, dan prosesnya. Prinsip -prinsip kontrol administratif ini dirinci di bawah ini.

Prinsip dasar kontrol administratif

Prinsip Jaminan Objektif

Tujuan dasar kontrol administratif adalah pencapaian tujuan. Ini dilakukan saat mendeteksi kegagalan dalam rencana.

Potensi atau penyimpangan nyata dari rencana harus terdeteksi cukup, untuk memungkinkan tindakan korektif yang efektif.

Prinsip Efisiensi Kontrol

Sistem kontrol administratif harus mendeteksi dan menyoroti penyebab penyimpangan dari rencana dengan biaya minimum yang mungkin terjadi.

Prinsip efisiensi sangat penting dalam kontrol, karena teknik cenderung mahal dan rumit.

Seorang manajer mungkin begitu terserap dalam kendali, sehingga ia dapat menghabiskan lebih dari yang diperlukan untuk mendeteksi penyimpangan. Kontrol yang secara serius mengganggu otoritas bawahan atau dengan motivasi mereka yang menjalankan rencana tidak efisien.

Prinsip Tanggung Jawab Kontrol

Tanggung jawab utama untuk pelaksanaan kontrol terletak pada manajer yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana. Tanggung jawab Anda tidak dapat dicabut atau dibatalkan tanpa mengubah struktur organisasi.

Tanggung jawab pengendalian harus diberikan kepada orang tertentu di setiap tahap operasi. Prinsip sederhana ini mengklarifikasi peran yang sangat jarang dipahami dari pengontrol dan unit kontrol.

Badan -badan ini bertindak sebagai layanan yang memberikan informasi kontrol. Namun, mereka tidak dapat melakukan kontrol kecuali mereka diberikan otoritas manajerial dan tanggung jawab untuk hal -hal yang dikendalikan.

Prinsip Pencegahan

Kontrol, seperti perencanaan, harus melihat ke depan dan menjadi preventif. Seringkali prinsip ini telah diabaikan, sebagian besar karena kontrol lebih bergantung pada data statistik dan akuntansi, daripada mengandalkan perkiraan dan proyeksi.

Meskipun ramalannya tidak tepat, mereka lebih baik dari catatan sejarah. Idealnya, sistem kontrol harus memberikan umpan balik instan untuk dapat mengoreksi, segera setelah penyimpangan kinerja yang diinginkan.

Jika ini tidak memungkinkan, kontrol harus didasarkan pada perkiraan, untuk menyediakan penyimpangan waktu. Lebih banyak perhatian harus diberikan pada pencegahan kekurangan daripada untuk memperbaiki mereka setelah terjadi, mempengaruhi biaya ekonomi yang berarti ini berarti.

Misalnya, perkiraan tunai membantu mempertahankan solvabilitas bisnis, mengantisipasi kelangkaan tunai dan mencegahnya. 

Prinsip Kontrol Langsung

Sebagian besar kontrol yang digunakan saat ini didasarkan pada fakta bahwa manusia membuat kesalahan. Mereka sering digunakan sebagai kontrol tidak langsung yang ditujukan untuk mendeteksi kesalahan, seringkali setelah fakta.

Kapan pun memungkinkan, kontrol langsung harus digunakan untuk mencegah kesalahan. Meningkatkan kualitas manajer dapat meminimalkan kebutuhan untuk menggunakan kontrol tidak langsung. Manajer berkualitas tinggi membuat sangat sedikit kesalahan dan menjalankan semua fungsinya dengan manfaat terbaik.

Prinsip Refleksi Rencana

Mengontrol adalah tugas memastikan bahwa rencana dilakukan secara efektif. Oleh karena itu, teknik kontrol harus mencerminkan sifat dan struktur tertentu dari rencana.

Yang lebih jelas dan lengkap.

Misalnya, kontrol biaya harus didasarkan pada biaya yang direncanakan dari jenis yang ditentukan dan spesifik.

Pripiramida

Data umpan balik harus terlebih dahulu berkomunikasi di kaki piramida; yaitu, bagi pengawas dan bahkan untuk personel operasional yang berada di level terendah.

Ini akan memberi karyawan kesempatan untuk mengendalikan situasi mereka sendiri, selain mempercepat tindakan korektif.

Prinsip Kesesuaian Organisasi

Sistem kontrol administratif sesuai dengan bidang otoritas administratif dan harus mencerminkan struktur organisasi.

Ketika sistem kontrol administratif beradaptasi dengan struktur organisasi, itu menentukan tanggung jawab tindakan dan memfasilitasi koreksi penyimpangan rencana.

Demikian pula, informasi harus disesuaikan untuk mengevaluasi kinerja sehubungan dengan rencana ke posisi manajer yang akan menggunakannya. Dengan kata lain, semua angka dan laporan yang digunakan untuk tujuan kontrol harus dalam hal organisasi.

Prinsip individualitas kontrol

Kontrol menjadi efektif ketika mereka konsisten dengan posisi, tanggung jawab operasional, kompetensi dan kebutuhan individu yang tertarik.

Ruang lingkup dan informasi terperinci yang diperlukan bervariasi sesuai dengan level dan fungsi manajemen.

Demikian pula, manajer yang berbeda lebih suka berbagai bentuk dan unit laporan informasi. Oleh karena itu, kontrol harus memenuhi persyaratan individu dari masing -masing manajer.

Prinsip Kontrol Poin Kritis

Semua operasi memiliki poin rentan atau kritis tertentu. Ini adalah orang -orang yang menyebabkan sebagian besar masalah dan menimbulkan penyimpangan besar.

Seorang manajer, saat menjalankan kontrol, harus memusatkan perhatiannya pada faktor -faktor yang mendasar untuk mengevaluasi kinerja.

Tidak perlu dan antieconomis bahwa seorang manajer memverifikasi setiap detail kinerja. Karena itu, Anda harus memusatkan perhatian pada titik kinerja kritis.

Prinsip tindakan

Kontrol adalah kehilangan waktu jika tindakan korektif tidak diambil. Di antara tindakan korektif dapat menjadi pemikiran ulang rencana, reorganisasi, penggantian atau pelatihan bawahan, motivasi personel, dll.

Kontrol dibenarkan hanya ketika penyimpangan yang ditunjukkan dari rencana tersebut dikoreksi dengan perencanaan, organisasi, staf, dan alamat yang tepat.

Referensi

1. Basis Pengetahuan MBA (2018). Prinsip manajemen. Diambil dari: mbaknol.com.
2. Kamus Bisnis (2018). Sistem Kontrol Administratif. Diambil dari: Kamus Bisnis.com.
3. Wikiquote (2016). Prinsip administrasi. Diambil dari: di.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 prinsip kontrol terpenting dalam manajemen. Simpan artikel. Diambil dari: PreserveArtikel.com.
5. Diksha (2018). Mengontrol: Artinya, Alam dan Prinsip. Ide Manajemen Bisnis. Diambil dari: BusinessMangementIdeas.com.