Jenis, metode, dan contoh sistem inventaris

Dia Sistem inventaris Ini adalah sistem pemantauan yang menginformasikan tentang jumlah bahan baku, persediaan atau produk jadi yang tersedia. Menjamin bahwa jumlah bahan yang benar, dengan kualitas yang sesuai, tersedia di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Sistem ini diperbarui setiap kali item dijual atau bahan baku digunakan untuk memproduksi produk, untuk mengetahui apa yang tersedia untuk hari berikutnya. Ini juga memungkinkan Anda memesan produk terlebih dahulu, untuk memiliki segala yang dibutuhkan setiap saat.

Sumber: Pixabay.com

Ketika orang memikirkan sistem inventaris, adalah umum untuk menghubungkannya dengan industri ritel. Namun, meskipun toko membutuhkan sistem inventaris yang efektif untuk dapat beroperasi dengan sukses, ini juga digunakan dalam banyak jenis bisnis lainnya, seperti manufaktur, layanan publik, kesehatan, pemerintah dan pendidikan.

Sebagai bagian dari rantai pasokan, sistem inventaris mencakup aspek -aspek seperti kontrol dan pengawasan pembelian (baik pemasok dan pelanggan), pemeliharaan penyimpanan inventaris, kontrol jumlah produk untuk dijual dan kepatuhan dengan pesanan.

[TOC]

Pentingnya

Sistem inventaris yang efektif adalah komponen yang sangat diperlukan dari setiap operasi ritel atau manufaktur. Tujuan utamanya adalah untuk secara tepat mempertahankan jumlah fisik dari produk, persediaan, dan bahan yang disimpan di gudang.

Beberapa elemen paling penting dari sistem yang dikembangkan dengan baik adalah deskripsi artikel, sistem penomoran, standardisasi unit ukuran dan pelabelan artikel yang tepat.

Setelah ditetapkan, sistem inventaris dapat digunakan untuk mengontrol dan memelihara barang yang disimpan, untuk memastikan bahwa inventaris tidak hilang karena kerusakan atau pencurian.

Ketahui kapan harus memesan ulang, berapa banyak yang harus dipesan, di mana harus menyimpan inventaris, dll., dapat dengan cepat menjadi proses yang rumit. Akibatnya, banyak perusahaan memerlukan perangkat lunak atau sistem manajemen inventaris, dengan kapasitas yang lebih besar daripada database sederhana dan formula manual.

Ini sangat penting untuk mengontrol biaya pembelian dan memenuhi tujuan layanan pelanggan. Meskipun perangkat lunak manajemen inventaris adalah alat administrasi yang berguna, kunci untuk sistem yang baik terletak pada soliditas prosedur yang dibuat.

Apa itu sistem kontrol inventaris

Sistem kontrol inventaris mengacu pada strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk menjamin dapat memiliki persediaan bahan baku yang sesuai untuk produksi dan produk jadi untuk dijual, sambil meminimalkan biaya inventaris.

Menyimpan persediaan berlebihan itu mahal, karena ruang dan sumber daya keuangan yang diinvestasikan dalam produk seringkali dapat digunakan lebih baik di area lain.

Namun, pada saat yang sama, memiliki inventaris yang rendah dapat mengakibatkan penutupan produksi yang mahal atau penundaan sesuai dengan pesanan. Sistem kontrol inventaris membantu perusahaan menemukan keseimbangan halus antara sedikit dan terlalu stok.

Untuk apa?

Sistem Kontrol Inventaris membantu melacak inventaris dan menyediakan data yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelolanya.

Ini adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek kegiatan inventaris organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, penyimpanan dalam setoran, volume bisnis, pemantauan dan reorganisasi.

Sistem kontrol inventaris yang baik mencapai semua ini, dengan mengadopsi pendekatan inventaris holistik dan memungkinkan perusahaan untuk menggunakan praktik yang mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi di seluruh rantai pasokan.

Di sisi lain, ini mempertahankan inventaris yang benar, di lokasi yang tepat, untuk memenuhi harapan pelanggan.

Terlepas dari jenis sistem kontrol inventaris yang dipilih, Anda harus memastikan bahwa itu termasuk sistem untuk mengidentifikasi item inventaris dan informasinya, termasuk label kode batang.

Penting juga untuk memasukkan alat perangkat keras untuk memindai label kode batang, database pusat untuk seluruh inventaris, di samping kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan dan memperkirakan permintaan.

Strategi inventaris

Strategi manajemen inventaris yang tepat bervariasi tergantung pada industri. Tangki oli dapat menyimpan inventaris dalam jumlah besar untuk jangka waktu yang lama, memungkinkan Anda menunggu permintaan untuk pulih.

Itu dapat melayani Anda: harga pasar: apa itu, bagaimana itu dibuat, contoh

Sementara penyimpanan minyak mahal dan sulit, tidak ada risiko bahwa inventaris akan merusak atau keluar dari spesifikasi.

Namun, untuk perusahaan yang berdagang dengan produk atau produk yang mudah rusak yang permintaannya sangat sensitif terhadap waktu, itu bukan opsi yang mengakumulasi inventaris. Mempertimbangkan momen atau jumlah pesanan yang buruk bisa sangat mahal.

Teman-teman

-Sistem inventaris abadi

Dengan sistem inventaris abadi, catatan inventaris terus diperbarui, menghitung penambahan dan pengurangan saat item inventaris diterima, dijual, ditransfer dari satu lokasi ke lokasi lain, dipilih untuk mengkonsumsinya dan dibuang.

Beberapa organisasi lebih suka jenis sistem ini karena memberikan informasi yang diperbarui dari inventaris dan lebih baik mengelola jumlah inventaris fisik.

Sistem inventaris abadi juga merupakan favorit untuk memantau inventaris, karena terus memberikan hasil yang tepat saat dikelola secara memadai.

Jenis sistem ini berfungsi lebih baik saat digunakan, bersama dengan inventaris gudang, database dengan jumlah inventaris dan lokasi rak -waktu nyata oleh karyawan, menggunakan pemindai barcode.

Tantangan untuk diatasi

Ada beberapa tantangan yang terkait dengan jenis sistem ini. Pertama, sistem ini tidak dapat dipelihara secara manual dan membutuhkan peralatan dan perangkat lunak khusus, menghasilkan biaya implementasi yang lebih tinggi, terutama untuk perusahaan dengan banyak lokasi atau gudang.

Pembaruan dan pemeliharaan berulang diperlukan untuk sistem inventaris abadi, yang juga bisa mahal.

Tantangan lain untuk menggunakan jenis sistem ini adalah bahwa seiring berjalannya waktu, inventaris terdaftar mungkin tidak mencerminkan inventaris yang sebenarnya, karena tidak ada jumlah fisik inventaris yang sering.

Hasilnya adalah bahwa catatan inventaris dipengaruhi oleh kesalahan, artikel curian atau artikel yang dipindai secara tidak benar, membuatnya tidak cocok dengan jumlah inventaris fisik.

-Sistem inventaris berkala

Sistem inventaris periodik tidak melacak inventaris terus menerus, tetapi memungkinkan organisasi untuk mengetahui tingkat inventaris awal dan akhir, untuk periode waktu tertentu.

Sistem ini melacak inventaris menggunakan penurunan fisik. Ketika inventaris fisik selesai, saldo dalam akun pembelian menambah akun inventaris dan menyesuaikan untuk bertepatan dengan biaya inventaris akhir.

Perusahaan dapat memilih apakah akan menghitung biaya inventaris akhir menggunakan metode akuntansi inventaris LIFO, FIFO atau metode lainnya, dengan mempertimbangkan bahwa inventaris awal adalah inventaris akhir dari periode sebelumnya.

Ada juga beberapa kelemahan menggunakan sistem inventaris berkala. Pertama, sementara jumlah inventaris fisik selesai, kegiatan komersial normal hampir ditangguhkan. Akibatnya, pekerja dapat melakukan penghitungan fisik dengan tergesa -gesa, karena keterbatasan waktu.

Kesalahan dan penipuan bisa lebih sering dalam sistem ini, karena tidak ada kontrol terus menerus atas inventaris. Juga menjadi lebih sulit untuk mengidentifikasi di mana perbedaan terjadi dalam jumlah inventaris, karena banyak waktu antara jumlah terjadi.

Cara mengimplementasikan sistem inventaris di perusahaan?

-Kembangkan sistem penyimpanan

Mengatur produk

Yang pertama adalah mengatur produk yang disimpan untuk dengan mudah mengakses dan menghitung setiap artikel inventaris. Perlu memberi label semuanya sehingga dapat dikenali dengan kesederhanaan dan bahan dapat ditempatkan di tempat yang tepat.

Efektivitas sistem inventaris sangat tergantung pada keakuratan penghitungan artikel yang akan ditemukan. Hitungan yang salah dapat menyebabkan perbedaan dalam akuntansi, menghasilkan pesanan yang berlebihan dan produksi berlebih.

Persyaratan penyimpanan

Berikut ini adalah menghitung dimensi fisik yang diperlukan untuk menyimpan inventaris. Ini bisa berupa gudang atau lemari kecil, tergantung pada ukuran produk atau bahan, dan volume penjualan.

Kondisi khusus apa pun yang diperlukan untuk penyimpanan, seperti suhu atau kontrol kelembaban juga harus dipertimbangkan.

Inventaris harus ditempatkan secara efisien untuk meningkatkan penanganannya. Setiap artikel harus ditempatkan sehingga yang dengan rotasi terbesar adalah yang paling mudah diakses.

Dapat melayani Anda: hukum gossen

Anda juga harus mempertimbangkan untuk menyingkirkan barang usang yang dijual jarang.

Pertimbangkan sistem barcode

Jika Anda memiliki banyak inventaris, beberapa cara untuk melacak item akan diperlukan. Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui sistem kode batang. Jika ada beberapa jenis item, sistem visual dapat digunakan.

-Ambil inventaris

Melatih pekerja

Orang yang bekerja dalam inventaris adalah aspek paling kritis dari sistem. Jika mereka tidak dilatih atau aman tentang siapa yang harus melakukan suatu tindakan, efisiensi dan ketepatan manajemen akan terpengaruh.

Karyawan harus dilatih dalam semua aspek sistem inventaris, seperti apa yang harus dilakukan di setiap titik, siapa yang harus melakukannya dan bagaimana didokumentasikan.

Melakukan penghitungan berkala

Frekuensi persediaan dilakukan akan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keakuratan sistem inventaris. Beberapa jenis operasi akan membutuhkan interval inventaris yang lebih sering daripada yang lain.

Penting untuk fokus terlebih dahulu pada artikel yang paling kritis. Misalnya, artikel prioritas tinggi seperti 80% penjualan dapat ditetapkan. Kemudian, kategori prioritas menengah dan rendah dapat dibuat untuk artikel dengan lebih sedikit penjualan. Ini akan menghindari membuang -buang waktu menghitung artikel dengan penjualan rendah.

-Rekonsiliasi inventaris

Sesuaikan data

Inventaris harus disesuaikan karena perampokan, usang, kerusakan atau kerusakan. Pengurangan inventaris akan menjelaskan perbedaan antara jumlah inventaris fisik dan inventaris yang dicatat dalam buku.

Fungsi terpisah

Administrasi inventaris mensyaratkan manajemen fisik inventaris, seperti menghitung dan memindahkan inventaris, sebagai tugas administratif, seperti presentasi dokumentasi dan akuntansi yang sesuai.

Dua fungsi ini harus ditangani oleh departemen yang berbeda, sehingga mengurangi risiko perampokan.

-Tingkatkan manajemen inventaris

Mengoptimalkan tingkat inventaris

Tingkat inventaris harus dipertahankan di tingkat yang tepat untuk memaksimalkan laba dan mengurangi kerugian.

Mempertahankan terlalu banyak inventaris meningkatkan risiko keusangan, kerusakan dan kerusakan, sementara tidak mempertahankan cukup berarti kehilangan peluang penjualan.

Menerapkan perangkat lunak

Meskipun penggunaan spreadsheet dapat bekerja untuk perusahaan kecil, perusahaan besar akan membutuhkan perangkat lunak manajemen inventaris.

Sistem ini dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak bisnis lain untuk membuat sistem terintegrasi dan mengotomatiskan operasi.

Metode dan alat untuk kontrol inventaris

Kontrol inventaris ABC

Tidak diinginkan untuk memiliki tingkat kontrol yang sama atas semua artikel dalam inventaris, karena masing -masing bervariasi tergantung pada nilai konsumsi tahunannya.

Oleh karena itu, metode kontrol inventaris ini digunakan untuk menentukan pentingnya setiap artikel stok sesuai dengan nilai konsumsi tahunannya. Mereka diklasifikasikan sebagai a, b dan c.

Artikel bernilai tinggi diklasifikasikan sebagai "a". Mereka umumnya membentuk 15% -25% dari item inventaris, yang mewakili 75% -80% dari nilai konsumsi tahunan. Kontrol ketat harus dipertahankan pada artikel ini.

Kategori "B" terdiri dari artikel yang memiliki nilai konsumsi yang lebih rendah. Ini terdiri dari 20% -30% dari item inventaris, yang mewakili 10% -15% dari nilai konsumsi tahunan. Kontrol yang wajar dalam artikel ini harus dipertahankan.

Artikel inventaris yang paling tidak penting diklasifikasikan sebagai "C". Ini terdiri dari 45% -65% dari item inventaris, yang mewakili 5% -15% dari nilai konsumsi tahunan. Karena rendahnya nilai artikel ini, sedikit kontrol atas mereka dipertahankan.

Tiga metode tray

Ini didasarkan pada konsep sistem Kanban, yang digunakan oleh produsen Jepang, yang mengatur pasokan artikel dengan menggunakan kartu yang menunjukkan serangkaian spesifikasi.

Pusat kerja menunjukkan kartu ini ketika mereka ingin mengekstrak inventaris dari baki persediaan.

Tiga nampan, satu di lantai lantai, satu lagi di gudang dan yang ketiga dalam pendirian pemasok, dilengkapi dengan kartu Kanban untuk melacak pergerakan inventaris.

Dapat melayani Anda: kehilangan dan utilitas

Setelah menggunakan inventaris baki yang ditempatkan di lantai lantai, ia diisi ulang dari baki gudang. Selanjutnya, baki gudang dikirim ke pemasok untuk diisi dengan inventaris yang dipesan. Segera, pemasok akan memproduksi lebih banyak inventaris untuk mengisi baki kosongnya.

Tepat waktu

Ini adalah metode di mana bahan diperoleh beberapa jam sebelum digunakan. Itu diadopsi oleh perusahaan untuk mengurangi beban inventaris yang tidak perlu, jika permintaan kurang dari inventaris yang direncanakan.

Tujuan dari metode ini adalah untuk meningkatkan rotasi inventaris dan mengurangi biaya pemeliharaan dengan penyimpanan.

Oleh karena itu, ia menghilangkan kebutuhan untuk membawa inventaris yang hebat. Untuk memanfaatkan manfaat dari metode ini, harus ada sinkronisasi yang memadai antara pengiriman material dan siklus manufaktur.

Sistem terkomputerisasi

Alat ini terintegrasi dalam satu sistem semua fungsi yang terlibat dalam manajemen inventaris. Perangkat lunak jenis ini memungkinkan perusahaan.

Manfaatnya dapat dimaksimalkan ketika sistem kontrol inventaris terintegrasi dengan sistem lain, seperti akuntansi dan penjualan, yang membantu mengontrol tingkat inventaris yang lebih baik.

Kuantitas pesanan tetap

Dalam metode ini tingkat inventaris maksimum dan minimum diperbaiki. Jumlah inventaris maksimum yang tetap dapat secara otomatis diisi ulang ketika tingkat inventaris mencapai tingkat stok minimum atau titik pemesanan ulang yang ditetapkan.

Perusahaan harus menetapkan kapasitas stok maksimum dan minimal, sesuai dengan ruang penyimpanan dan tren penjualan.

Metode ini membantu mengurangi kesalahan pemesanan ulang dan memberikan kapasitas penyimpanan secara efisien.

Contoh

NetSuite ERP

Sistem ini dirancang untuk memiliki kontrol inventaris, terlepas dari volume atau lokasi. Ini memungkinkan untuk memenuhi harapan layanan pelanggan atau memberikan pesanan kerja ke gudang.

Menggunakan alat dan fungsinya yang terintegrasi, Anda dapat memantau inventaris di beberapa lokasi, serta memantau pesanan dan stok keamanan.

Dirancang untuk perusahaan menengah dan besar, solusinya menjamin bahwa ada banyak inventaris untuk memenuhi permintaan pesanan kapan saja.

Inventaris Zoho

Apa yang akan dilihat segera dalam sistem manajemen inventaris ini adalah bahwa itu adalah bagian dari aplikasi produktivitas bisnis Zoho, salah satu merek perangkat lunak yang paling banyak digunakan di tingkat bisnis.

Keuntungan besar dari inventaris ZOHO dibandingkan sistem lain adalah kompatibilitasnya dengan aplikasi produktivitas ZOHO lainnya, yang memungkinkan untuk memigrasi data yang stabil melalui produk ZOHO.

Ini berarti bahwa inventaris, penjualan, sumber daya manusia dapat dikelola, dan mengelola hubungan pelanggan, menggunakan satu platform.

QuickBooks

Sementara banyak yang tahu QuickBooks sebagai perangkat lunak akuntansi yang sangat baik, alat manajemen inventarisnya dapat mempertahankannya dengan alat administrasi inventaris pasar terbaik.

Jika dianggap bahwa perusahaan berdedikasi untuk menjual barang atau layanan, maka masuk akal bahwa solusi perangkat lunak akuntansi dapat dapat mengelola semua item ini.

Pertama, QuickBooks bertanggung jawab untuk memperbarui jumlah inventaris yang dijual atau dibeli. Pandangan cepat dari fungsi ini harus dengan mudah mengatakan apa yang dijual, dan kemudian katakan apa yang harus disusun ulang.

Sementara mereka menghadiri tugas -tugas lain, QuickBooks bekerja di latar belakang untuk membawa nilai -nilai inventaris ke neraca.

Referensi

1. Nicole Pontius (2019). 4 Jenis Sistem Kontrol Inventaris: Perpetual VS. Kontrol inventaris berkala dan sistem manajemen inventaris yang mendukung mereka. Kode camc. Diambil dari: camcode.com.
2. Jargon Bisnis (2019). Sistem Kontrol Inventaris. Diambil dari: BusinessJargons.com.
3. Michael r. Lewis (2019). Cara mengembangkan sistem inventaris. Wiki bagaimana. Diambil dari: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Apa itu sistem inventaris? Bizfluent. Diambil dari: Bizfluent.com.
5. Tragecko (2019). Apa itu manajemen inventaris? Diambil dari: tragecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Manajemen persediaan. Inventopedia. Diambil dari: Investopedia.com.
7. Referensi untuk Bisnis (2019). Sistem Kontrol Inventaris. Diambil dari: ReferenceForbusiness.com.
8. Keuangan Online (2019). 10 Sistem Manajemen Inventaris Terbaik untuk 2019. Diambil dari: FinancesOnline.com.