Fungsi Unit Korespondensi, Struktur, Pentingnya

Itu unit korespondensi Ini adalah workstation yang menerima, mengklasifikasikan, mencatat, dan mendistribusikan komunikasi dan dokumen internal dan eksternal untuk semua anggota organisasi antara berbagai divisi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa mereka dikirim ke penerima mereka secara efektif, cepat dan dalam kondisi terbaik.

Perusahaan Pribadi dan Publik atau Korporasi Menerapkan Program Manajemen Dokumen ini untuk mempercepat proses kontrol korespondensi. Ini adalah proses yang terintegrasi ke dalam dinamika organisasi dan memungkinkan pencapaian tujuan perusahaan.

Unit korespondensi mengawasi pengiriman informasi yang efektif dan cepat dalam suatu perusahaan. Sumber: Pixabay.com

Dari arsip lama hingga era digital, metode organisasi departemen ini memiliki tujuan untuk memungkinkan akses mudah ke informasi dokumenter yang menarik dan melindungi catatan kontrol, file, manual prosedur dan seluruh sejarah perusahaan di format fisik dan/atau digital.

Saat ini ada perangkat lunak yang dikembangkan untuk mempercepat manajemen dokumen, yang secara positif berdampak pada lingkungan lingkungan, karena file fisik cenderung menghilang dan konsumsi kertas dihindari.

Demikian juga, pengiriman atau penerimaan korespondensi dibuat lebih dinamis dan dipercepat melalui intranet dan ekstranet.

[TOC]

Fungsi

Unit korespondensi memiliki fungsi spesifik yang bertujuan mendokumentasikan, mengatur dan mendistribusikan dengan cara yang efisien korespondensi yang berisi informasi yang melekat dalam bisnis atau layanan yang disediakan, serta semua dokumentasi vital untuk dukungan aktivitas administratif dan organisasi.

Di antara fungsi spesifik dari unit korespondensi adalah sebagai berikut:

- Kontrol entri dan keluar dari dokumen.

Dapat melayani Anda: 10 legenda jalisco paling populer

- Mendistribusikan komunikasi ke area yang sesuai.

- Memproses korespondensi dan komunikasi yang dihasilkan secara internal dan eksternal.

- Digitalisasi dokumen.

- Memesan, mengklasifikasikan, dan menjelaskan dokumen dana dokumenter perusahaan.

- Menghemat dan mengontrol produksi dokumenter.

- Tetapkan nomor berturut -turut untuk korespondensi yang diproduksi atau diterima (radiasi).

- Pilih dokumen dan komunikasi yang harus dilestarikan dan mentransfernya ke Arsip Pusat.

Struktur

Unit korespondensi disusun sesuai dengan ukuran dan karakteristik perusahaan atau lembaga. Biasanya tergantung pada markas yang membagi menjadi dua subunit: satu input dan satu di luar keluar.

Setiap subunit memiliki fungsi spesifik yang berorientasi pada administrasi dan kontrol semua yang berkaitan dengan korespondensi internal dan eksternal. Jenis unit penataan ini sebagai berikut:

Kepemimpinan

Tentukan peraturan dan kebijakan yang merasionalisasi, menormalkan, dan mengatur produksi dokumen, metode distribusi, pengiriman dan penerimaan korespondensi dan penugasan anggota departemen. Yaitu, dengan cara yang terkoordinasi mereka menghasilkan proses manajemen dokumen dan arsip dan sistematisasi yang efektif.

Subunit korespondensi

Ini bertanggung jawab untuk mengimplementasikan metode distribusi dan kontrol di bidang manajemen dokumen berdasarkan kebijakan dan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Ini dibagi menjadi:

Korespondensi masuk

Ini adalah dokumen yang tiba dan ditujukan untuk berbagai departemen lembaga. Di daerah ini dokumen diterima. Sebelum menyegel kepatuhan penerimaan, harus diverifikasi bahwa:

- Memang untuk institusi atau perusahaan.

- Masalahnya melekat pada institusi atau perusahaan.

- Disegel dan ditandatangani dengan sepatutnya.

Dapat melayani Anda: Penulisan piktografik: asal, karakteristik, dan contoh

- Lampiran, jika ada, sudah lengkap. Jika tidak, klaim harus segera dibuat untuk emitor bentuk tertulis atau verbal.

- Segel subunit dengan tanggal dan waktu penerimaan ditempatkan.

Kontrol dan pengiriman

Maka dokumen tersebut diklasifikasikan dengan menempatkan simbol yang sesuai dengan departemen tempat itu harus dikirim. Pendaftaran dilakukan sesuai dengan data kontrol utama, sebagai tanggal penerimaan, departemen yang dimaksudkan, nomor kontrol pendaftaran dan data pengirim asli.

Setelah tahap dokumentasi dan klasifikasi ini, distribusi dilanjutkan, yang terdiri dari membuat masing -masing departemen atau ketergantungan pada korespondensi. Departemen tersebut akan melanjutkan untuk mengajukan pengakuan yang diterima dan sesuai.

Jika ditentukan bahwa dokumen tidak ditujukan pada lembaga atau tidak dalam persaingannya.

Korespondensi Keluar

Area ini bertanggung jawab untuk menerima korespondensi dan dokumen dari masing -masing departemen perusahaan atau lembaga dan mengaturnya berdasarkan tujuan mereka. Dia akan membuat kantor di jalan yang relevan begitu mereka memvalidasi yang berikut:

- Dokumen harus ditulis dalam makalah kelembagaan.

- Dokumen harus ditandatangani (baik asli maupun salinannya).

- Lampiran harus dilampirkan.

- Penerima dan data alamat harus benar.

- Catatan kontrol dan keluar harus muncul dengan tanggal dan kode.

Setelah meninjau dan menyetujui data dan karakteristik yang ditetapkan untuk pengiriman, lanjutkan untuk memberikan bukti penerimaan.

Area ini memikul tanggung jawab pengiriman dan pengiriman ke tujuan setelah mengklasifikasikannya sesuai dengan jalan (melalui surat, secara pribadi atau langsung, melalui pertukaran, antara lain).

Itu bisa melayani Anda: budaya atacames

Amplop akan diberi label dan dokumen yang dikandungnya dalam kontrol pengiriman atau faktur sesuai dengan rute yang dengannya pengiriman akan diidentifikasi. Anda harus mengembalikan salinan dokumen yang disegel dan ditandatangani sebagai pengakuan dari tanda terima.

Akhirnya mereka diarsipkan dalam tatanan abjad, numerik, tematik atau kronologis untuk melakukan pendaftaran output dan membangun kontrol.

Pentingnya

Unit korespondensi adalah area rahasia yang sensitif dan tinggi. Itu tergantung pada hubungan dan komunikasi di dalam dan di luar lembaga dilakukan secara efektif dan tepat waktu.

Pentingnya unit korespondensi bertumpu pada fakta bahwa ini adalah yang harus menjamin pelestarian, hak asuh dan konservasi dokumen yang merupakan ingatan dari lembaga atau perusahaan.

Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan akses ke informasi tertulis yang ditangani di dalam entitas.

Referensi

1. "Unit Korespondensi" di University of Santiago de Cali. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari University of Santiago de Cali: USC.Edu.bersama
2. Gutiérrez, e. "4 langkah untuk membentuk dan mengatur file dengan benar dari perusahaan Anda" bukan makalah. Diperoleh pada 8 Juli 2019, mereka bukan makalah: usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Organisasi dokumen" dalam kegiatan. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari Kegiatan: Blogspot.com
4. “File Internal dan Peraturan Korespondensi” di National Firefighters of Colombia. Diperoleh pada 8 Juli 2019, Departemen Pemadam Kebakaran Nasional Kolombia: Petugas Pemadam Kebakaran.Mininterior.Pemerintah.bersama
5. “Unit korespondensi dan arsip di sektor publik federal“ Institut Studi Tinggi dan Tinggi Monterrey. Diperoleh pada 9 Juli 2019 dari Institut Teknologi dan Studi Tinggi Monterrey: ITESM.MX