Permintaan pembelian

Bentuk dari permintaan pembelian Ini adalah dokumen yang dihasilkan oleh departemen pengguna atau oleh personel gudang untuk memberi tahu departemen pembelian barang -barang yang diperlukan untuk meminta, jumlah dan kerangka waktu pengiriman. Pembelian di perusahaan dimulai dengan pengumpulan persyaratan.

Setelah mereka menyusun, departemen pembelian harus diberi tahu. Permintaan pembelian adalah dokumen yang akan berisi daftar persyaratan ini. Untuk mencegah penipuan, manajer departemen biasanya tidak diizinkan untuk melakukan pesanan langsung kepada pemasok atau membeli atas nama perusahaan.

Sebaliknya, yang sebenarnya menempatkan pesanan untuk pemasok eksternal adalah departemen berbeda yang disebut departemen pembelian. Manajer dari berbagai departemen menggunakan formulir permintaan pembelian untuk memberi tahu departemen ini bahan apa yang diperlukan untuk memperoleh.

Permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah dokumen utama dalam proses memperoleh barang -barang yang dibutuhkan perusahaan untuk operasinya, menstandarisasi secara internal dan eksternal.

[TOC]

Teman-teman

Poin -poin penting pada permintaan pembelian adalah sebagai berikut:

• Ini adalah permintaan yang dibuat ke departemen pembelian untuk memperoleh daftar materi tertentu.
• Membutuhkan persetujuan dari organisasi pembelian.
• Ini adalah dokumen internal; yaitu, tetap di dalam organisasi.

Permintaan pembelian dapat dibuat untuk jenis pasokan berikut:

Standar

Untuk mendapatkan pemasok pemasok dan bahan, baik untuk proses produktif dan artikel kantor yang dapat dikonsumsi dan aset lainnya.

Outsourcing

Untuk menyediakan bahan baku kepada pemasok, dan kemudian dapatkan produk jadi.

Dapat melayani Anda: Hubungan Masyarakat Internal dan Eksternal dari suatu perusahaan

Konsinyasi

Mendapatkan bahan yang disimpan di fasilitas perusahaan dan membayar pemasok untuk itu.

TransferInventory Endex

Untuk mendapatkan bahan dari departemen atau area lain yang berada dalam organisasi yang sama.

Layanan eksternal

Untuk mendapatkan layanan pemasok eksternal, seperti melakukan pekerjaan pemeliharaan pabrik.

Seperti yang dijabarkan?

Komponen dasar yang membentuk permintaan pembelian adalah:

- Nomor permintaan, yang memungkinkan identifikasi dokumen. Itu harus menjadi pra-penekan.

- Departemen pelamar.

- Tanggal permintaan dan tanggal pengiriman yang diminta.

- Nama orang yang menyiapkan permintaan dan penandatanganan orang yang melakukan otorisasi yang sesuai.

- Artikel yang diminta harus dijelaskan secara rinci, untuk menghindari data yang tidak akurat. Jumlahnya harus tepat; Sangat penting untuk menempatkan unit yang diperlukan (kilo, liter, unit, dll.).

- Tanda tangan manajer departemen pembelian yang menyetujui atau tidak pembelian.

- Jika pemasok sudah diminta, mereka harus dilampirkan pada persyaratan.

Proses permintaan pembelian

Proses permintaan pembelian digunakan oleh organisasi untuk melakukan dan memantau pesanan pasokan. Ini bisa dari apa saja: dari bahan baku ke furnitur kantor dan banyak lagi.

Ketika seorang manajer departemen menganggap bahwa bahannya habis, isi formulir permintaan pembelian, yang mencakup bidang yang disebutkan di atas.

Permintaan pembelian adalah formulir yang dikirim oleh departemen perusahaan ke departemen pembelian, mencantumkan barang -barang yang ingin Anda minta dari pemasok eksternal.

Dapat melayani Anda: Archao Cash

Proses ini memungkinkan pengguna untuk melakukan pesanan, menerima persetujuan pengawas dan, yang lebih penting, memungkinkan pemasok eksternal untuk menyajikan kontribusi harga.

Ketika manajer pembelian menerima permintaan pembelian dalam proses ini, ia dapat meninjau semua informasi yang dikirim oleh pengguna asal. Manajer hanya memilih apakah permintaan disetujui atau tidak.

Jika tidak disetujui, ada gambaran untuk dapat menempatkan alasan keputusan dan departemen yang meminta akan diberitahu tentang keputusan ini. Namun, jika manajer memberikan persetujuannya, langkah selanjutnya adalah meminta kontribusi kepada pemasok.

Pentingnya

Proses pembelian dimulai

Dari waktu ke waktu, departemen perusahaan akan membutuhkan materi; Permintaan pembelian memulai proses pembelian. Departemen pembelian akan bertindak sesuai dengan soliditas dokumen.

Jika ada masalah, dokumen akan membantu departemen meminta persediaan dengan komunikasi tertentu.

Ini adalah alat kontrol

Di mana tidak ada kontrol yang tepat, staf dapat terlibat dalam penipuan, karena mereka dapat meminta materi untuk penggunaan pribadi.

Dengan permintaan pembelian ada langkah -langkah yang ditetapkan untuk memastikan bahwa tidak ada penipuan yang dipraktikkan. Aplikasi harus melalui beberapa tangan untuk menjamin ketepatan dan kebutuhan Anda.

Lindungi bisnis

Dengan perintah permintaan yang diterapkan, kemungkinan penipuan dihindari. Aset perusahaan juga dilindungi.

Sentralisasi proses pembelian

Ketika suatu organisasi mengharuskan semua permintaan dilakukan secara terpusat melalui departemen pembelian, mudah untuk mengelola seluruh proses.

Pembeli juga mendapat manfaat, karena mereka sekarang dapat mengelompokkan pembelian dan memanfaatkan daya beli organisasi untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.

Dapat melayani Anda: Biaya manufaktur tidak langsung: klasifikasi, contoh

Contoh

Contoh 1

TIDAK. Daftar Permintaan: 00455

Tanggal: 15 Mei 2018

Nama Hak: Annaliese Corvo

Posisi: Pengawas Pelatihan

Departemen: Pelatihan Personalia

Alasan Persyaratan: Artikel -artikel berikut harus digunakan dalam kursus pelatihan "Jaminan Kualitas", yang akan dikeluarkan selama minggu 16 Juli 2018.

- 01 Kasing penanda untuk rotafolio.

- 12 pensil.

- 01 Rotafolio dengan 20 daun putih: lebar 1 meter x 1,5 meter.

- 12 Notebook Garis Sederhana Ukuran Normal.

- 06 Marker Berwarna untuk Slate.

- 12 karet untuk dihapus.

- 12 pena tinta biru.

2 Kontribusi yang diterima dari pemasok alat tulis terpasang.

Diberlarkan oleh: Alberto Moreno

Posisi: Manajer Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia

Contoh 2

Departemen produksi konpeksi tely, s.KE. Anda perlu meminta berbagai bahan dan mengisi formulir permintaan pembelian. Formulir ini memberi tahu departemen pembelian bahwa persediaan ini diperlukan.

Departemen pembelian dapat menyetujui atau menolak permintaan yang diterima. Jika disetujui, pesanan pembelian akan dibuat.

Pesanan pembelian dikirim ke pemasok untuk membeli produk. Pemasok memproduksi dan memberikan produk dengan faktur.

Departemen Penerimaan menerima produk dan memberikan laporan penerimaan ke departemen akuntansi.

Jika semua dokumen terpenuhi, area akuntansi mengeluarkan kasir faktur, menunjukkan bahwa pembayaran kepada pemasok dapat dilakukan.