15 fungsi kantor terpenting

Itu fungsi kantor yang mendominasi Mereka adalah kegiatan administratif yang dilakukan oleh personel perusahaan, organisasi atau lembaga, dan itu diperlukan untuk operasi mereka. Jika dilakukan secara efisien secara efisien, hasilnya akan jauh lebih baik daripada jika dilakukan dengan buruk.

Pekerjaan kantor biasanya memiliki jadwal reguler dari Senin hingga Jumat yang dimulai pada 8 atau 9.M. dan berlangsung hingga 4 atau 5 p.M, meskipun ini bervariasi sesuai dengan negara atau daerah.

Sebagian besar pekerjaan kantor membutuhkan keterampilan dasar seperti: komunikasi cairan oral, kemampuan untuk menulis, mengarsipkan dan beberapa pengalaman dengan peralatan kantor seperti komputer, fotokopi, dll.

Bergantung pada tingkat posisi atau tanggung jawab yang diasumsikan, itu mensyaratkan bahwa orang tersebut memiliki pendidikan teknis, universitas atau tingkat keempat.

Fungsi kantor utama yang mendominasi

1- Perencanaan

Ini adalah tugas pertama dan paling penting karena terdiri dari mendefinisikan bagaimana metode dan struktur organisasi dapat berkontribusi pada rencana bisnis.

Ada alat teknologi yang membantu mereka maka metode ini dapat ditentukan dalam tugas di antara anggota tim, tetapi hanya perencanaan yang baik yang dapat memastikan bahwa semuanya berakhir dengan menambah tujuan bisnis.

Untuk perencanaan umum, visi yang jelas tentang bisnis dan tingkat hierarkis tertentu di dalam perusahaan diperlukan, tetapi setiap anggota tim harus merencanakan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat memenuhi tujuan dan tenggat waktu yang ditetapkan.

2- Laporan Transkripsi dan/atau Pelaporan

Tugas yang menempati waktu mereka yang bekerja di kantor adalah menulis, dalam dukungan apa pun, dari laporan yang mendukung atau merinci fungsi mereka atau yang berfungsi untuk menjelaskan di antara rekan -rekan mereka yang lain (latar belakang, kemajuan, hasil, pro dan kontra, dll), dari proyek tertentu.

Tulisan -tulisan ini juga berfungsi sebagai catatan kegiatan organisasi tempat kantor itu berada, untuk inspeksi atau ulasan di masa depan.

3- Hadiri pertemuan

Mereka adalah pertemuan antara anggota tim kerja di mana ide -ide tentang proyek saat ini dipertukarkan, proposal baru disajikan, presentasi, laporan atau laporan dibagikan.

Mereka biasanya memiliki tujuan menyelaraskan semua orang yang hadir dalam arah tujuan bersama, menetapkan peran, tugas dan tenggat waktu masing -masing. Mereka juga berfungsi untuk memecahkan ketidaknyamanan yang muncul dalam pelaksanaan tugas.

Dapat melayani Anda: Frasa Rabu

Mereka biasanya memiliki frekuensi, durasi, dan dinamika yang sangat jelas. Juga, apa yang dibicarakan di dalamnya biasanya terdaftar dalam beberapa menit atau menit untuk arsip Anda.

Beberapa organisasi mengadakan pertemuan harian, beberapa hari lagi per minggu, setiap dua minggu dan lainnya setiap bulan. Frekuensi pertemuan tergantung pada masing -masing perusahaan dan kebutuhan mereka.

4- Rapat Program

Ini adalah tentang mengoordinasikan agenda semua orang yang harus dalam pertemuan sehingga mereka berhasil bertepatan di tempat dan waktu tertentu.

Ini adalah tugas yang bisa luar biasa, jadi mengandalkan teknologi bisa menjadi ide yang bagus. Ada aplikasi, seperti Jadwal, yang memungkinkan Anda untuk memprogram rapat secara otomatis, memungkinkan para tamu untuk melihat tanggal yang tersedia dan memilih jadwal yang nyaman bagi mereka.

5- Periksa email perusahaan

Ini adalah tugas yang bisa memakan waktu lama. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, yang dihasilkan dari survei yang dikelola sendiri kepada lebih dari seribu pekerja, mengungkapkan bahwa kami melewati rata-rata 20.5 jam setiap minggu, memeriksa email kerja kami.

Klasifikasi, baca dan jawab email, adalah bentuk komunikasi yang sangat umum dan memungkinkan pertukaran file dan kesan yang terkait dengan proyek atau proses organisasi.

Meskipun perusahaan sedang mencari formulir manajemen surat yang lebih efisien, ada juga aplikasi seperti label pintar Gmail.

Cara lain untuk mempercepat tugas ini adalah dengan menggabungkan Tipe Mail Template, atau teks yang dapat dikirim dengan modifikasi minimal ke berbagai penerima dan pada berbagai peluang.

6- Manajemen Keuangan

Tugas ini harus dijamin bahwa uang memenuhi siklus hidupnya dalam pembelian dan penjualan produk dan layanan; bahwa semua faktur dikirim, terdaftar, dibayar dan dikirim. Tentu saja ada kantor di mana mereka hanya didedikasikan untuk ini.

Kegiatan ini juga termasuk menjaga akun keuangan dan dokumen hukum diperbarui sedemikian rupa sehingga tidak ada ketidaknyamanan dengan kerangka hukum yang menyangkut organisasi yang dimaksud.

Itu dapat melayani Anda: Ghost Gut: Karakteristik, Budidaya dan Penggunaan

7- Logistik

Fungsi ini menjamin bahwa semua barang yang terkait dengan pekerjaan perusahaan diangkut dari dan ke gudang dan pelanggan. Ini juga termasuk membuat tautan dengan pemasok untuk mendapatkan bahan baku untuk pembuatan produk baru.

Tujuan dari fungsi ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki segala yang diperlukan untuk mempertahankan produksi barang atau jasa yang pemasaran.

8- Panggil perhatian

Di kantor juga perlu untuk menjawab telepon, karena itu adalah sarana komunikasi dengan pelanggan, pemasok dan di antara rekan kerja itu sendiri. 

Meskipun tampaknya tugas yang sederhana, itu membutuhkan protokol tertentu karena itu bisa menjadi suara yang ada di luar perusahaan dengan citra ini. Oleh karena itu, penting bahwa aturan kesopanan dihormati, nada kelembagaan dipertahankan, volume suara dan kosakata yang digunakan dimoderasi.

Fakta penting lainnya, yang kadang -kadang diabaikan ketika menjalankan fungsi ini, adalah menuliskan sebanyak mungkin data di sisi lain telepon; Ini akan memberi makan database kontak perusahaan dan memungkinkan Anda untuk memantau masalah yang dibahas selama percakapan telepon.

9- Organisasi Arsip

Sebagian besar tugas yang dieksekusi di kantor, menghasilkan beberapa dokumen: faktur, catatan, menit, menit, laporan penjualan, dll.

Dalam Digital atau Paper, itu adalah jumlah informasi yang mengharuskan seseorang untuk membuat katalognya, mengajukannya dan melindunginya sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi bisnis.

Justru poin terakhir ini, bahwa perlindungan informasi, adalah masalah yang telah menjadi sakit kepala bagi banyak organisasi, sehingga alat, protokol, dan prosedur yang mencari keamanan dalam arsip dan transmisi transmisi muncul lebih banyak dan lebih banyak data sensitif dalam sebuah organisasi.

Dalam beberapa kasus disk keras eksternal.

Dapat melayani Anda: frasa melankolis

10- Distribusi Surat Perusahaan

Tugas yang, meskipun tidak memerlukan pelatihan akademik yang sangat tinggi, memang membutuhkan organisasi yang baik, tanggung jawab dan rasa urgensi, adalah distribusi korespondensi di dalam kantor.

Sketsa beberapa desain, kartu kredit yang dikirim oleh bank, faktur pemasok atau surat tanggapan dari entitas pemerintah, adalah beberapa dokumen yang dapat ditunggu oleh karyawan mana pun dan banyak proses lain yang dapat bergantung pada perusahaan dari perusahaan tersebut.

11- Layanan Pelanggan

Fungsi ini terdiri dari pelanggan yang menghadiri secara fisik dengan keraguan atau keluhan tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

12- Pencetakan dan penyalinan dokumen

Ini terdiri dari mencetak dokumen yang harus disimpan secara fisik atau salinannya harus digandakan atau dikirim ke pekerja perusahaan.

13- Wawancara dengan kandidat

Ini adalah salah satu tugas proses seleksi personel. Mereka dapat diambil secara individu atau dalam kelompok, yaitu, berfokus pada satu kandidat atau beberapa.

14- Pembelian Persediaan dan Bahan Kantor

Bahan kantor sangat penting untuk efisiensinya. Pasokan alat tulis, tinta printer, kemasan atau kertas harus selalu tersedia, jadi harus ada seseorang yang bertanggung jawab atas manajemen mereka.

15- Fungsi administrasi

Upaya administrasi sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga stabilitas dan dapat mencapai kesuksesan dalam bisnisnya. Menyadari masalah hukum, dokumen, dan plot birokrasi lainnya adalah beberapa fungsi ini.

Referensi

1. Audra Bianca (S/F). Organisasi Kantor & Tip Perencanaan. Pulih dari: bisnis kecil.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tugas kantor yang dapat dan harus diotomatisasi. Pulih dari: is.SBA.Pemerintah.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam hidup Anda telah Anda sia -sia di email kerja? Coba kalkulator yang menyedihkan. Pulih dari: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Daftar pekerjaan yang bekerja di kantor. Pulih dari: pekerjaan.Chron.com.
5. Apa yang dilakukan asisten kantor. Pulih dari belajar.org.
6. Apa sebenarnya yang dilakukan orang dalam pekerjaan kantor. Pulih dari: reddit.com.